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Conduite du changement : comment faire adopter un nouvel outil de travail ?

Il est souvent difficile de convaincre les membres d’une équipe d’adopter un nouveau logiciel, car les gens sont déjà habitués à...

Publié par Sebastien Turbe

Il est souvent difficile de convaincre les membres d’une équipe d’adopter un nouveau logiciel, car les gens sont déjà habitués à utiliser un ou plusieurs outils. Casser leurs habitudes pour leur faire adopter un nouvel outil peut s’avérer difficile. Souvent, ajouter un logiciel dans une suite existante passe pour quelque chose d’optionnel.

Les plus « ouverts » au changement vont y tremper un orteil, tester la chose avec quelques exemples de tâches fictives. Les plus ronchons balayeront d’un revers de souris ce nouvel icône dans leur barre des tâches… Le reste de l’équipe se posera en observateur et au bout d’un mois tout le monde aura repris ses habitudes et aura même oublié jusqu’à l’existence d’une nouvelle solution. (Ça sent le vécu, non  ?)

Dans cet article nous allons voir comment faire pour qu’une équipe adopte un nouvel outil de travail.

 

Impliquez votre équipe dès le début.

conduite du changement nouvel outil

Si votre entreprise a décidé d’adopter un nouveau logiciel, ou si vous y réfléchissez, ayez un plan d’attaque avant d’en parler à qui que ce soit. Il est important d’impliquer votre équipe dans la décision d’adopter un nouveau logiciel dès le début.

Leur première pensée sera que ce nouveau logiciel risque d’être trop difficile à maîtriser, ou qu’il les sortira de leur zone de confort, et perturbera les processus déjà en place.

Notre conseil
Lorsque vous annoncez à votre équipe que l’entreprise adopte un nouveau logiciel, veillez à expliquer la raison de ce changement ainsi que ses avantages. Concentrez vos arguments sur ce que cet outil peut faire et comment il va les aider dans leur travail. Si tout le monde comprend la raison du changement et les bénéfices de ce changement, l’intérêt va naître rapidement.

Vous pouvez aussi demander à votre équipe s’ils ont des recommandations quant à un logiciel capable de répondre à un nouveau besoin, ou d’unifier plusieurs autres logiciels actuellement déployés. Rappelez-leur que leurs opinions sont précieuses. Vous devez donner aux membres de l’équipe la possibilité de faire des commentaires, des suggestions et des recommandations.

Même si vous avez déjà décidé d’utiliser un logiciel en particulier, le fait de recueillir des avis sur les logiciels les aidera à se sentir impliqués, quitte à les orienter dans un deuxième temps vers la solution qui a retenu votre attention (expliquez pourquoi celle-ci plutôt qu’une autre).

 

Choisissez un logiciel facile à utiliser.

Souvent, celui à qui revient la tâche de choisir un logiciel d’entreprise est un « utilisateur averti ». Tous les membres de l’équipe ne sont pas aussi calés et si vous souhaitez que l’adoption du nouveau logiciel soit un succès, vous devez penser à tout le monde. Ce qui est facile pour vous peut ne pas l’être pour un autre membre de l’équipe.

Notre conseil
Accompagnez le déploiement du logiciel avec une petite formation, une documentation claire, des articles de blog qui expliquent comment faire telle ou telle chose avec ce logiciel… En un mot, faites le nécessaire pour donner à votre équipe suffisamment de ressources pour les aider ou les conseiller.

Il existe des solutions très simples à utiliser au premier abord mais qui possèdent également la faculté d’évoluer vers une utilisation plus pointue, comme Slack par exemple. Commencez par le début et faites évoluer les usages en ajoutant des fonctionnalités au fur et à mesure.

Attention
Les membres de l’équipe se sentent souvent laissés pour compte pendant la phase de déploiement d’un nouveau logiciel. Comme mentionné dans le premier paragraphe, vous devez impliquer vos membres et les tenir informés à chaque étape, tout en les encourageant à poser des questions, ou émettre des suggestions.

 

Ne négligez pas la formation.

conduite du changement nouvel outil

Une fois que les nouveaux membres de l’équipe ont commencé à utiliser le nouveau logiciel, prévoyez quelques sessions de formation. C’est à vous de veiller à ce que les membres de votre équipe utilisent le logiciel et comprennent comment s’en servir.

Attention
Encore une fois, ne supposez pas que c’est évident de changer comme ça d’une semaine à l’autre, et que chaque membre de l’équipe prendra rapidement en main son nouvel outil. Ne supposez pas que les ressources mises à disposition des membres seront suffisantes.

Plusieurs sessions de formation peuvent être nécessaires, en fonction de la complexité du logiciel (et de la personne qui l’utilisera…) :

  • La première session de formation doit être une présentation générale des tâches basiques, souvent communes à toute l’équipe.
  • Ensuite, la formation peut être divisée en sessions individuelles pour chaque poste, comme pour les membres de l’équipe de vente, les graphistes, le chef de projet, etc.

Lors du déploiement de votre nouveau logiciel, veillez à prendre en compte la manière dont chaque poste ou service l’utilisera. Certains membres de l’équipe auront besoin de plus de temps que d’autres pour prendre leur nouvel outil en main. Prenez le temps de soutenir chaque membre individuellement, avec des e-mails qui leur rappelle qu’ils peuvent solliciter de l’aide à tout moment.

 

Montrez l’exemple

S’assurer que votre équipe utilise le logiciel commence par vous. Si vous ne faites pas « vivre » votre solution tous les jours, votre équipe ne le fera pas non plus  ! Si vous voulez que tout le monde l’utilise, vous devez montrer l’exemple et devenir, au moins temporairement, l’utilisateur le plus actif.

De plus, surveillez également vos anciennes applications et n’hésitez pas à encourager l’usage de la nouvelle solution.

« Bonjour, pour ce genre de tâche, nous utilisons désormais [nom du logiciel]. N’hésite pas à me poser des questions sur son utilisation, ou fais-moi savoir si tu as des difficultés à l’utiliser ! »

Veillez à supprimer les anciennes applications aussi rapidement que possible. La meilleure façon de s’assurer que la mauvaise méthode n’est plus utilisée est de la faire disparaître !

Exemple
Admettons que votre nouveau logiciel en remplace deux : une fois les formations effectuées et la prise en main acquise par la majorité, vous pouvez donner une date de bascule définitive comme objectif à votre équipe sur l’un des deux anciens logiciels, puis sur le deuxième.

 

Conclusion

Faire adopter un nouvel outil à plusieurs personnes à la fois n’est pas facile. Il ne s’agit pas juste de déclarer « Maintenant tout le monde bascule sur telle application  ! ». Cela demande des efforts, mais si vous suivez les étapes ci-dessus, vous verrez qu’il est facile d’obtenir l’adhésion puis l’adoption d’un nouveau produit à l’échelle d’une entreprise. Cela doit se faire sous la forme d’une transition en douceur et d’un accompagnement permanent.

La conduite du changement n’est pas innée, il s’agit d’un processus à apprendre. Pour vous aider à développer vos compétences managériales, n’hésitez pas à faire appel à un formateur ou coach freelance !

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