Essentielle pour tous les sites Web, mais fastidieuse à rédiger, la politique de confidentialité informe les visiteurs sur la manière dont leurs données personnelles sont collectées, traitées et protégées.

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Obligatoire pour respecter la législation en vigueur (comme le RGPD notamment) et pour instaurer une relation de confiance avec les internautes, qu’est-ce qu’une politique de confidentialité ? Comment la rédiger correctement en fonction de votre activité ? Quelles sont les données à inclure ? Nous vous expliquons tout dans cet article !

Qu’est-ce qu’une politique de confidentialité  ?

Commençons par définir ce qu’est une politique de confidentialité !

Imaginez-la comme une page web ou un document qui dévoile comment un site Internet chouchoute les précieuses données personnelles de ses utilisateurs. Ces “données personnelles” désignent toute information qui identifie l’internaute, que ce soit son nom, prénom, adresse email ou adresse IP.

La politique de confidentialité décrit donc les pratiques du site Web pour récolter, analyser et traiter ces fameuses données privées. Voilà pourquoi elle est si importante, à l’heure où les internautes réclament de plus en plus la transparence dans le traitement de leurs informations sensibles.

Rédiger une politique de confidentialité est-il obligatoire  ?

OUI ! Même si ce n’est pas toujours une partie de plaisir, la rédaction d’une politique de confidentialité est obligatoire dès qu’un site Web collecte les données personnelles de ses visiteurs.

En effet, il suffit d’utiliser un formulaire de contact, un système de commentaires ou des outils marketing pour collecter des données personnelles… La plupart des entreprises sont donc soumises à cette obligation légale, notamment en vertu du RGPD.

Pour rappel : le RGPD, ou Règlement Général sur la Protection des Données, est une loi européenne adoptée en 2018 qui vise à protéger les données personnelles des citoyens de l’Union européenne. C’est ce texte de loi qui oblige les entreprises et sites Web à demander votre accord pour récolter des données (comme les fameux « cookies » !) et à préciser comment ils les utilisent.

Les informations incluses dans la politique de confidentialité des données

Pour être complète et adaptée au RGPD, votre politique de confidentialité doit informer les visiteurs sur :

• L’identité et les coordonnées du responsable du traitement des données (le nom du propriétaire ou du représentant légal, l’adresse postale, l’adresse email, le numéro de téléphone, etc.).

• Les types de données collectées et les objectifs (envoyer une newsletter, réaliser des statistiques, personnaliser l’offre, etc.).

• Les sources de collecte (les données fournies par l’utilisateur, celles collectées automatiquement, les informations provenant de sources tierces, etc.).

• Les destinataires des données (le responsable du site, les sous-traitants, les partenaires, etc.).

• La durée de conservation des données et les critères utilisés pour la déterminer (par exemple, la durée du contrat, la durée de la relation commerciale, la durée nécessaire pour respecter une obligation légale, etc.) .A noter : le RGPD impose que les données personnelles soient conservées uniquement le temps nécessaire à leur finalité. Cependant la durée maximum est de 5 ans.

• Les droits des utilisateurs sur leurs données : accéder, rectifier, effacer, limiter le traitement, obtenir la portabilité, s’opposer au traitement, éviter la décision automatisée et retirer le consentement.

• Les modalités d’exercice de ces droits (comme le contact à joindre, les pièces justificatives à fournir, etc.).

• Les mesures de sécurité mises en place pour protéger les données (le chiffrement, la pseudonymisation, l’authentification, la sauvegarde, etc.).

• Les éventuels transferts vers des pays tiers ou des organisations internationales, ainsi que les garanties offertes (le bouclier de protection des données UE-États-Unis, les clauses contractuelles types, les règles d’entreprise contraignantes, etc.)

• La possibilité de retirer son consentement à tout moment et les conséquences éventuelles (par exemple, l’impossibilité de fournir certains services ou fonctionnalités).

• La possibilité d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle (par exemple, la CNIL en France).

La politique de confidentialité doit être rédigée en langage clair et compréhensible, tout en étant accessible depuis toutes les pages du site Web.

Pourquoi rédiger une politique de confidentialité  ?

Comme nous venons de le voir, rédiger une politique de confidentialité n’est pas seulement une bonne pratique, c’est une obligation légale. Le RGPD, entré en vigueur en mai 2018, impose aux sites Internet d’informer les visiteurs sur la collecte et le traitement de leurs données personnelles.

Le non-respect du RGPD peut entraîner des sanctions administratives. Le montant varie en fonction de la nature et de la gravité de l’infraction. Cela peut mener jusqu’à 20 millions d’euros de pénalité ou 4 % du chiffre d’affaires annuel en selon la taille de l’entreprise.

Mais au-delà de la contrainte réglementaire, rédiger une politique de confidentialité présente aussi d’autres avantages pour votre entreprise :

Renforcer la confiance des visiteurs

Les internautes savent comment sont récoltées, utilisées et traitées leurs données privées. Par ailleurs, ce document indique comment exercer leurs droits pour les supprimer ou les modifier. Une telle transparence renforce la confiance.

Améliorer l’image de l’entreprise

Se montrer respectueux des normes éthiques et professionnelles influence positivement l’e-réputation de l‘entreprise.

Eviter les litiges potentiels

Rédiger une politique de confidentialité anticipe les potentiels litiges avec les utilisateurs ou les autorités compétentes. En étant transparent sur vos pratiques en matière de protection des données, vous pouvez vous défendre plus facilement.

Assure une meilleure gestion des données

Rédiger une politique de confidentialité force l’entreprise à réfléchir à la manière dont les données sont collectées, stockées et utilisées. Si besoin, elle aura les éléments pour se mettre à jour et en cohérence avec le RGPD.

Les types de site devant rédiger une politique de confidentialité

Tous les sites web qui collectent des données personnelles sur leurs visiteurs doivent proposer une page dédiée à la politique de confidentialité. Cela concerne notamment :

Les blogs

Les interactions des visiteurs avec le contenu peuvent conduire à la collecte de données personnelles, notamment si votre blog contient :

• Un formulaire d’inscription à une newsletter : Les visiteurs s’abonnant à une newsletter fournissent généralement une adresse e-mail et parfois leur nom.

• Un système de commentaires : Pour commenter, un utilisateur doit parfois laisser son nom, email et/ou site web.

• Un outil d’analyse d’audience : Des outils comme Google Analytics recueillent des données sur le comportement des visiteurs. Si vous l’utilisez pour améliorer votre SEO et votre stratégie marketing, vous devez avoir une politique de confidentialité.

• Des plugins sociaux : Les boutons de partage vers les réseaux sociaux peuvent traquer l’activité des visiteurs et donc collecter des données personnelles.

Les sites vitrines

Les sites qui présentent une entreprise, une personne ou une prestation peuvent, au même titre que les blogs, traiter des informations sensibles.

En plus du formulaire, des plugins social media et d’outils marketing pour analyser l’audience, ce type de site Internet comprend parfois un espace client. Cette section privée nécessite des détails comme l’email, le nom ou le numéro de téléphone des visiteurs. Elle est donc soumise au RGPD.

Les sites e-commerce

Les e-commerces ont une interaction plus profonde avec les visiteurs, car ils effectuent des transactions. Tout comme les blogs et les sites vitrine, une boutique en ligne se dote souvent d’un système de commentaires (ou d’avis client), d’extensions de partages sur les réseaux sociaux et d’un outil analytique pour améliorer le parcours des acheteurs.

Mais un e-commerce implique aussi la collecte de données sensibles à travers :

• Le formulaire de commande : Les clients fournissent des informations comme leur nom, adresse, téléphone et détails de paiement lors d’une commande.

• L’espace client : Un compte peut être créé pour suivre les commandes, gérer les adresses et afficher les achats précédents.

• Le système de paiement en ligne : Les passerelles de paiement, comme PayPal ou Stripe, recueillent des données sensibles sur les moyens de paiement.

• L’outil de suivi des commandes : Pour suivre l’avancement des commandes en temps réel, une adresse email et un numéro de téléphone peuvent être nécessaires.

Qui peut rédiger une politique de confidentialité  ?

À qui confier la rédaction d’une politique de confidentialité ? Il est recommandé de confier sa création à une personne ayant l’habitude de rédiger des documents légaux ou experts en RGPD.

Le propriétaire du site web ou de l’entreprise

Si le site web ou l’entreprise est de petite taille, que la collecte et le traitement des données sont simples, le propriétaire peut choisir de rédiger la politique de confidentialité lui-même. Cela nécessite toutefois une bonne connaissance des lois et réglementations en vigueur.

Un juriste interne

Les PME ayant un département juridique peuvent confier la tâche à l’un de leurs juristes spécialisés en droit du numérique ou en protection des données personnelles.

Un service en ligne

Les générateurs de politiques de confidentialité en ligne existent. Ces outils permettent de gagner du temps. Néanmoins, il est essentiel de s’assurer que le document généré est adapté à l’activité de l’entreprise et qu’il contient toutes les mentions obligatoires.

Un consultant en protection des données

Ces professionnels, parfois appelés DPO (Data Protection Officer), peuvent offrir des conseils sur la conformité en matière de protection des données et aider à la rédaction d’une politique adaptée.

Un rédacteur web freelance

Faire appel à un rédacteur web freelance est une option pertinente pour les entreprises qui souhaitent une rédaction claire, concise et compréhensible par le grand public. Par ailleurs, ce spécialiste de la communication digitale est souvent bien informé des obligations légales et réglementaires liées à la confidentialité des données.

Quel est le lien entre les cookies et la confidentialité des données  ?

Quand vous arrivez sur un site Internet, une fenêtre s’affiche pour vous parler de cookies ! C’est là que commence la démarche de collecte et de protection des données…

Les cookies sont de petits fichiers stockés sur le navigateur de l’utilisateur par les sites web qu’il visite. Ils peuvent recueillir diverses informations, allant des préférences de navigation aux données personnellement identifiables, comme l’adresse IP.

Selon le RGPD, avant de déposer ou de lire un cookie sur le dispositif d’un internaute, les sites doivent obtenir son consentement explicite. D’autant plus si ce traceur collecte des données personnelles ou s’il est utilisé à des fins publicitaires.

La politique de confidentialité, quant à elle, informe les utilisateurs sur les types de cookies utilisés, leurs finalités et leur durée de conservation. Le lien entre ces deux éléments réside dans la nécessité de transparence.

Alors que la politique de confidentialité offre un aperçu global des pratiques de traitement des données d’un site, le consentement aux cookies se concentre sur l’accord du visiteur concernant la collecte de certaines informations personnelles.

Les différences entre mentions légales, CGV, CGU et politique de confidentialité

D’autres pages sont obligatoires pour les sites Web, notamment les mentions légales, les Conditions Générales de Vente et les Conditions Générales d’Utilisation. Quelles sont les différences entre ces pages et la politique de confidentialité des données ?

Les mentions légales

Obligatoires sur tous les sites web, les mentions légales contiennent les coordonnées du propriétaire du nom de domaine, son statut juridique et des moyens de contact (email, téléphone, courrier…). Cette page doit aussi fournir le nom et l’adresse de l’hébergeur du site.

Les conditions générales de vente (CGV)

Les CGV figurent sur tous les sites web qui proposent des produits ou des services payants. Elles définissent les modalités et les conditions de vente entre l’entreprise et l’acheteur. Cette page doit notamment préciser le prix, le mode de paiement, les délais et modes de livraison, le droit de rétractation ou encore la garantie légale ou commerciale.

Les conditions générales d’utilisation (CGU)

Facultatives mais recommandées pour tous les sites web qui proposent des services en ligne, les CGU définissent les règles d’utilisation du site, ainsi que les droits et obligations des utilisateurs. Elles doivent notamment préciser les conditions d’accès au site, les règles de modération des contenus publiés par les internautes, les responsabilités en cas de litige ou de dommage causé par le site ou par un utilisateur.

La politique de confidentialité se distingue donc des mentions légales, des CGV et des CGU par son objet : elle concerne uniquement le traitement et protection des données personnelles des utilisateurs. Elle doit être rédigée en complément et disposer de son propre lien.

Il est important que chacune de ces pages apparaisse clairement sur le site Web (généralement, en bas de page) et qu’elles puissent être consultées indépendamment pour plus de clarté.

Notre astuce pour rédiger une politique de confidentialité

Votre politique de confidentialité n’est pas gravée dans le marbre. Afin d’être toujours en adéquation avec le RGPD, elle doit faire l’objet de mises à jour pour refléter les changements dans les pratiques de collecte et de traitement des données, ainsi que les évolutions législatives et réglementaires.

Pour rédiger une politique de confidentialité juridiquement valable, faites appel à un rédacteur sur la plateforme de rédaction, Redacteur.com !

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