6 astuces pour une gestion administrative efficace

Créer sa boite peut souvent faire peur. Une des causes de cette crainte est la montagne administrative que l’entrepreneur devra affronter. C’est pourquoi...

Publié par Antoine Dematte

Créer sa boite peut souvent faire peur. Une des causes de cette crainte est la montagne administrative que l’entrepreneur devra affronter. C’est pourquoi des dizaines de startups se créent pour dépoussiérer l’administratif en société et faciliter le travail du chef d’entreprise – quelqu’en soit la taille.

Avec un peu d’organisation et de méthode, on peut facilement s’en sortir. Voici quelques astuces pratiques pour rendre votre administratif (presque) agréable.

1. La comptabilité, c’est la base

Soyons clairs : sans un minimum de bases en comptabilité/gestion, il vous sera difficile voire impossible de correctement piloter votre entreprise. Soit vous n’allez pas pouvoir faire les bons choix aux bons moments, soit vous devrez payer les conseils de professionnels qui à terme vous reviendront très chers…

La comptabilité n’est pas ennuyeuse, elle est le témoin de la santé de votre société. Traitez-la avec le respect qu’elle mérite, elle vous le rendra !

2. Comprendre les besoins de votre boite

Dans un premier temps, prenez du recul pour comprendre de quoi vous allez avoir besoin au cours de la vie de votre société.

On peut diviser cela en 4 grandes catégories, libre à vous d’en ajouter ou non :

  • Comptabilité
  • Administratif (juridique, impôts, etc)
  • Social
  • Autres

Dans ces catégories, on ajoute des sous-catégories qui vont permettre de s’organiser avec plus de finesse :

  • Comptabilité -> Année -> fournisseur ou mois selon votre préférence
  • Administratif -> Juridique / Impôts / Documents légaux / …
  • Social -> Nom du salarié / URSSAF / Retraite / …

Enfin, on ajoute les documents aux bons dossiers. Depuis la loi du 13 Mars 2000, il est possible d’avoir une comptabilité 100 % digitale. Cela implique cependant plusieurs points sur lesquels nous reviendrons plus tard.

Ainsi, il est recommandé de conserver – et donc d’appliquer la même logique d’archivage – chaque document en papier et en numérique.

Pour une « petite » société type Freelance ou avec peu d’écritures, une simple pochette à soufflet permet de très facilement ranger et organiser les documents. Toute la vie de votre boite tient donc dans moins de 80 cm carrés !

3. Scanner, poser, ranger, répéter

Le secret pour ne pas être débordé, c’est de ne pas ranger immédiatement. L’action de sortir la pochette, chercher la bonne place pour le document, le ranger puis ranger la pochette est quelque chose de long, sans aucune valeur ajoutée pour votre business et à la longue fastidieux.

Non, le secret, c’est de procrastiner . Bon, une procrastination organisée…

La meilleure organisation possible est d’avoir un scanner et une bannette à côté. Scannez chaque document important (facture, contrat, etc) et posez dans votre bannette (si possible à plusieurs étages) les factures dans la corbeille Comptabilité, les documents Administratifs dans Administratif, etc…
Une fois par mois, videz la bannette en rangeant les documents papiers là où ils doivent aller.

Votre bannette fait un pré-tri pour vous, et vous n’avez plus qu’à ranger rapidement votre paperasse au bon endroit.

4. Le scanner : arme de digitalisation massive

Attention : pour être admissible par l’administration, une pièce comptable scannée doit être inaltérable et signée.

Pour simplifier, un scanner lambda « photographie » votre document et l’archive. Un scanner « connecté » et « à valeur légale » envoie votre fichier sur un serveur qui lui attribue une signature électronique qui comprend entre autres la date du scan et fait de la reconnaissance de caractères pour ne plus être modifiable ensuite. C’est donc en théorie la seule pièce véritablement admissible.

Dans la réalité, les contrôleurs demandent bien souvent à ce qu’on leur sorte en papier l’intégralité de la comptabilité (les forêts disent merci) et ne se soucient que rarement de la manière dont a été scanné un document.

5. Déléguez vite et bien

Votre talent n’est probablement pas de connaître tous les rouages de la comptabilité et de la gestion sociale. C’est pourquoi il est recommandé de déléguer cette partie à votre expert comptable afin que vous puissiez vous concentrer sur votre métier.

Expert comptable

Pour échanger avec votre EC et tenir une comptabilité régulièrement, rien de tel que de lui faciliter le travail.

Sur votre ordinateur, créez par exemple un dossier Comptabilité qui reprendra votre organisation papier (Année -> Fournisseurs / Clients -> document.pdf) par exemple. Vous pouvez ensuite lui partager l’accès à votre Drive (Google/iCloud/DropBox/Synology, ce qui vous plaira) pour qu’il récupère vos fichiers en direct.
D’autres préfèrent un envoi par mail.

Une autre solution consiste à utiliser un logiciel comme IPaidThat qui va récupérer vos pièces comptables et les « éclater » pour faire correspondre les montants à un compte comptable, repérer la date et le libellé. C’est une bonne solution pour vous pour garder un suivi très précis de votre comptabilité et aussi faire gagner du temps à votre expert comptable en lui évitant tout le travail de saisie.

IPT, comme les outils concurrents, demande cependant un minimum de travail de configuration et de connaissances en comptabilité. Dans le même genre, certaines banques en ligne vous permettent de lier les pièces comptables aux écritures qui leur sont associées.

6. Pensez minimaliste

Surtout en période de création, soyez économe et minimaliste. Rien ne sert d’investir dans des dizaines de classeurs ou de logiciels complexes. Un peu de bon sens et de rigueur vous permettront d’optimiser votre temps et votre argent.

Évitez par exemple d’acheter des stocks énormes d’enveloppes si vous n’envoyez jamais rien, un compte sur laposte.fr vous permettra d’envoyer des courriers recommandés directement en ligne ou d’affranchir vos envois.

Les armoires à dossiers suspendus sont pratiques pour s’organiser mais très chères, une simple « valise » à soufflet vous fera faire des économies d’argent et de place !

Le saviez-vous ?
Les offres pour particuliers sont souvent bien plus intéressantes que les offres pros. C’est par exemple le cas des imprimantes, on en trouve désormais à 30€ neuves avec cartouches qui durent des mois.

 

Retenez ainsi deux points : le cash est le nerf de la guerre, soyez donc un peu radin et évitez de passer trop de temps sur des tâches chronophages et sans valeur ajoutée en vous organisant dès la création de votre boite.

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