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10 points à étudier pour bien choisir votre outil de visioconférence

A l’heure où le télétravail s’est imposé dans de nombreuses entreprises, bien choisir son outil de visioconférence n’est plus une option. Que ce soit pour échanger avec vos...

Publié par Laura

A l’heure où le télétravail s’est imposé dans de nombreuses entreprises, bien choisir son outil de visioconférence n’est plus une option. Que ce soit pour échanger avec vos collaborateurs ou effectuer des rendez-vous professionnels extérieurs, vous gagnerez du temps, gagnerez en crédibilité et sécuriserez les informations de votre entreprise en choisissant correctement votre outil.

Codeur.com s’associe à Infomaniak, créateur le solution de visioconférence suisse kMeet, pour lister les différentes options à étudier avant de sélectionner votre solution de visioconférence.

 

L’inscription et le support

Préférez-vous un logiciel téléchargeable sur votre poste de travail, un outil en ligne, une application mobile ? L’outil idéal pour votre entreprise proposera les 3 options. De cette manière, vos collaborateurs pourront chacun choisir leur support préféré. Lorsque vous inviterez des personnes extérieures à l’entreprise à une réunion, elles n’auront pas à installer de logiciel pour pouvoir participer à l’appel et pourront simplement se connecter sur son navigateur.

De même, préférez un outil utilisable sans inscription ou création de compte ; cela facilitera l’accès au réunion pour les intervenants extérieurs.

Cela, kMeet l’a bien compris. C’est pourquoi l’outil est disponible sans inscription via les principaux navigateurs (Chrome, Firefox), ou sous le format d’application pour Windows, macOS, Linux et même sur les supports mobiles iPhone, iPad et Android.

 

La limite de temps et de participants

De nombreux outils de visioconférence limitent le nombre de participants aux réunions et le temps de connexion pour proposer des versions payantes dont le tarif augmente avec le nombre de personnes connectées sur un appel.

Pour éviter que la moitié de vos collaborateurs se trouve dans l’impossibilité de se connecter à votre réunion d’équipe mensuelle ou que vous soyez interrompu au milieu de votre présentation, anticipez en vérifiant le temps de connexion et le nombre de participants admis sur l’outil que vous avez sélectionné.

Notre conseil
Vous pouvez aussi choisir kMeet, qui n’impose aucune limite de temps ou de participants à ses utilisateurs, pour être certain de ne jamais rencontrer ce type de désagrément.

 

La confidentialité des données

sécurité kMeet outil de visioconférence gratuit

Que deviennent les conversations échangées via votre outil de visioconférence ? Suite aux découvertes de failles de sécurité importantes chez les principaux acteurs du marché et au scandale révélant que Zoom transférait des données à Facebook sans le consentement des utilisateurs début 2020, il semble essentiel de se poser des questions quant à la sécurité de vos informations échangées sur ces outils.

Renseignez-vous sur le cryptage des informations. De préférence, sélectionnez une solution proposant par défaut le chiffrement automatique des échanges.

C’est ce que propose kMeet. L’outil, créé lors du premier confinement à la demande de ses clients qui souhaitaient une solution privacy-friendly, chiffre tous vos échanges. De plus, vos données sécurisées transitent uniquement par les serveurs suisses de l’entreprise. Vos données personnelles restent ainsi sur le continent Européen, contrairement aux échanges effectués sur les plateformes des géants américains du secteurs (Zoom, MS Teams, Google Meet, etc.).

kMeet vous permet également de contrôler les accès aux réunions et de protéger vos appels par un mot de passe.

Le saviez-vous ?
En plus de localiser ses serveurs en Suisse, Infomaniak s’engage pour des datacenters écologiques. Ainsi, le refroidissement des serveurs se fait par l’air extérieur, sans climatisation. L’entreprise compense également à 200 % la totalité de ses émissions de CO2 via l’ONG myclimate.org.

 

La qualité audio et vidéo

Rien n’est plus frustrant que l’audio qui coupe au milieu des phrases de votre interlocuteur ou l’image qui se fige sur votre plus belle grimace lors d’un appel vidéo ! Pour pouvoir échanger convenablement lors d’une visioconférence, il vous faut une qualité audio et vidéo -a minima- correcte.

Pour vous proposer des échanges de qualité, kMeet a effectué plus de 200 mises à jour depuis son lancement en avril 2020. Grâce au travail réalisé par ses équipes de développement, vous pouvez dorénavant profiter d’une excellente qualité audio et vidéo HD.

 

Les fonctionnalités annexes

Partage d’écran et contrôle à distance

Si vous souhaitez faire des démonstrations lors de votre réunion ou même diffuser une présentation soigneusement préparée, la fonction partage d’écran vous sera indispensable.

kMeet la propose, de même que le contrôle à distance* pour aider directement vos collaborateurs ou clients en difficulté sur leur poste de travail.

Chat et annotations

Certains outils de visioconférences proposent un espace chat en parallèle des appels. Très pratique pour partager des URLs ou notes en direct, cette fonctionnalité est un réel plus.

kMeet va au-delà du chat et met à disposition de ses utilisateurs, en plus de l’espace d’échange en temps réel, une fonctionnalité permettant d’annoter les pages présentées par écran partagé*.

Ajout des réunions au calendrier

outil visioconférence gratuit kMeet - planification de réunions

Des solutions 360° proposent d’envoyer des invitations par mail directement depuis l’outil de visioconférence.

C’est le cas de kMeet, qui intègre un calendrier affichant toutes les réunions à venir et permet d’en planifier de nouvelles en quelques clics en se synchronisant avec les contacts du webmail de la suite Infomaniak.

À savoir
Pour bénéficier de cet accès facilité au calendrier, vous devez posséder une adresse email chez Infomaniak. Vous pouvez soit en acquérir une avec votre propre nom de domaine, soit créer une adresse @ik.me gratuite avec 20 Go de stockage.

Personnalisation des arrières-plans

outil visioconférence gratuit kMeet arrière plan personnalisé

Vous travaillez dans votre studio et étendez votre lessive juste derrière votre poste de travail ? Cette option pourra vous intéresser : elle permet de remplacer l’arrière plan (votre lessive donc) par une image de votre choix. Nettement moins gênant, et plus professionnel !

Enregistrement et partage des réunions

Certains outils vous permettent d’enregistrer vos réunions pour les partager ensuite aux absents.

kMeet peut ainsi enregistrer vos réunions directement dans kDrive, un autre outil développé par Infomaniak pour partager vos documents sur le Cloud de manière sécurisée. Gratuit jusqu’à 3Go de stockage, kDrive vous permet ainsi de partager le contenu de vos réunions facilement à vos contacts. Vous pourrez débloquer 2 To de stockage pour seulement 5 euros par mois en cas de besoin.

 

Le prix

Enfin, pour choisir votre outil de visioconférence, vous devrez considérer le prix de la solution.

Comme nous l’avons mentionné précédemment, vérifiez bien les limites de temps et de participants imposées par la grille tarifaire de l’outil.

Sachez toutefois que des outils hautement performants, sécurisés et entièrement gratuits existent. L’outil suisse kMeet en fait partie et n’a rien à envier aux outils propulsés par les GAFAM.

 

Conclusion

kMeet possède toutes les qualités requises pour un outil de visioconférence gratuit, performant et sécurisé. Et rassurez-vous : si la gratuité de cet outil est possible, c’est parce qu’Infomaniak, la société suisse qui le développe, le finance grâce à ses activités et services payants (hébergements de site, solutions entreprise, etc.). kMeet est ainsi proposé gratuitement pour développer le rayonnement de la marque.

Vous pouvez personnaliser votre espace de visioconférence kMeet grâce à l’option entreprise My kSuite. Pour 50€ par an, cette option permet de personnaliser kDrive, kMeet et le Webmail d’Infomaniak avec votre propre nom de domaine, logo et couleurs.

 

Si toutefois vous préférez comparer cette solution à d’autres, vous possédez désormais toutes les clés pour bien choisir votre outil de visioconférence.

Et aussi…
Pour vous remercier d’avoir lu cet article jusqu’au bout, nous vous invitons aussi à jeter un oeil à swisstransfer.com, un autre service gratuitement proposé par Infomaniak pour envoyer jusqu’à 50 Go, là aussi dans le respect de la vie privée.

*Cette fonctionnalité sera disponible à partir du 31 mai 2021

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