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Organiser un voyage professionnel à l’étranger : 10 conseils

Se rendre à l’étranger peut être un levier important pour garantir la croissance de son activité professionnelle ou entretenir les relations avec des clients internationaux....

Publié par Selma

Se rendre à l’étranger peut être un levier important pour garantir la croissance de son activité professionnelle ou entretenir les relations avec des clients internationaux.

Pour préparer vos déplacements professionnels hors de France, faites appel aux compétences de traducteurs spécialisés sur une plateforme de traduction.

Quand on doit organiser un voyage professionnel à l’étranger, on fait face à une logistique sortant du quotidien, qu’il faut bien anticiper. Il faut donc s’assurer de tout planifier pour ne pas rencontrer de mauvaises surprises. Démarches administratives, réservations, frais ou encore préparation de vos réunions : voici nos 10 conseils pour que tout se passe au mieux !

Nos 10 conseils pour organiser votre déplacement professionnel à l’étranger

1. Fixer les objectifs de votre déplacement professionnel à l’étranger

Changer ses habitudes de travail peut parfois être déconcertant. Pour être organisé au mieux sur place et ne passer à côté d’aucune mission importante, mieux vaut commencer par fixer vos objectifs.

Déterminez bien dans quel cadre vous partez à l’étranger : quelle en est la motivation ? Notez à l’écrit vos idées et toutes vos attentes et celles de votre employeur. Votre voyage se construira autour de ce plan et vous n’en serez que plus efficace.

2. Vous renseigner sur les modalités d’entrée sur le territoire du pays

Comme pour tout voyage à l’étranger, il faut prêter attention aux conditions d’entrée dans le pays.

Le passé récent nous a montré à quel point les critères sanitaires pouvaient potentiellement être bloquants lorsqu’il s’agit de se déplacer à l’international. Prenez donc soin de contrôler les conseils aux voyageurs fournis par le site officiel du gouvernement concernant le lieu où vous vous rendez.

Chaque territoire a ses spécificités et certains vaccins peuvent être préconisés contre des maladies infectieuses. Voyager en Afrique requiert par exemple d’être vacciné contre la fièvre jaune. Votre médecin traitant ou l’Institut Pasteur sauront vous renseigner en fonction de votre destination.

Prenez garde à l’interdiction de denrées alimentaires sur certains territoires. Votre compagnie aérienne est à même de vous fournir un guide complet pour faciliter votre organisation.

3. Réaliser les démarches nécessaires

Une fois tous les renseignements pris, planifiez vos démarches administratives. Cette étape requiert de l’anticipation, car certains délais peuvent être longs.

Si le pays dans lequel vous vous rendez nécessite un visa ou une autorisation de séjour, vous devez vous adresser au consulat du pays concerné, en France. Pour accélérer les démarches, il est aussi possible de faire des demandes en ligne.

Contrôlez la date de validité de vos papiers d’identité : la carte d’identité, qui peut suffire dans l’Union européenne, et le passeport. Si votre voyage d’affaires vous mène à Londres, n’oubliez pas que le Royaume-Uni ne fait plus partie de l’Union européenne : le passeport est donc nécessaire.

Pensez à vérifier que vous avez un permis de conduire international pour pouvoir prendre la route, si une location de voiture est prévue dans votre voyage.

Ne négligez pas l’assurance  : celle de vos billets de train ou d’avion, votre assurance face au vol et votre assurance multirisques en cas d’accident. Contrôlez si votre employeur a souscrit une assurance voyage professionnelle pour ses salariés et quelles sont les garanties d’assistance et de rapatriement. Renseignez-vous également sur votre protection personnelle : elle peut offrir une couverture complémentaire intéressante.

Enfin, si vous devez faire des vaccins, prenez rapidement rendez-vous avec votre médecin afin de les programmer.

4. Effectuer les réservations

Cela peut paraître évident, mais on oublie parfois l’essentiel : pensez bien à réserver un moyen de transport aller-retour et un hôtel, si cela n’est pas géré par votre employeur.

Ne tardez pas à le faire, pour disposer du plus grand choix et des meilleurs prix. En revanche, prenez le temps de comparer les offres. Situez les hôtels avant de faire votre choix, vérifier la réputation des différents quartiers et la distance pour ne pas vous retrouver isolé de vos collaborateurs.

Contrôlez aussi l’éloignement de votre hébergement avec l’aéroport et les meilleurs moyens de faire le trajet. Existe-t-il un métro ? Devrez-vous prendre un taxi ou peut-être louer une voiture ? Dans ce cas, faites également cette réservation rapidement.

Enfin, identifiez quelques restaurants et faites des réservations pour vos repas d’affaires. Vous avez un peu de temps libre ? Profitez-en pour agrémenter votre séjour de quelques activités et visites, que vous pouvez repérer en amont.

5. Préparer vos documents de travail et des cadeaux d’affaires

Avez-vous des cartes de visite ? Cela peut être un outil important pour rencontrer des prospects ou nouveaux clients. N’attendez pas la veille du départ pour le vérifier et vous pourrez en commander en cas de besoin.

Avez-vous le matériel nécessaire pour les rendez-vous auxquels vous allez participer ? Quand on n’a pas l’habitude de souvent quitter son bureau, il peut être bon de posément faire le point en s’imaginant en situation pour être certain de ne rien oublier.

Il en va de même pour les documents. Vous devez présenter des réalisations, des plaquettes, des graphiques ? Un contrat à faire signer ? Listez ce que vous souhaitez apporter avec vous et réunissez-les.

Vous ne rencontrez peut-être que rarement vos partenaires ou clients étrangers, alors n’oubliez pas de marquer le coup. Un petit cadeau de France fera son plus bel effet, simple à transporter mais efficace.

6. Faire réaliser les traductions nécessaires

Quand on se rend à l’étranger, on veut optimiser son voyage et faire en sorte que les réunions soient constructives. Alors ne prenez pas le risque de ne pas être compris. Si vous souhaitez présenter des documents de travail à vos interlocuteurs, faites-les traduire.

Rien de tel qu’une présentation avec des slides dans la langue de vos partenaires, ou de dossiers bien traduits que vous pouvez distribuer à vos investisseurs. Ils sentiront dans le sérieux que vous avez mis à préparer votre rencontre toute l’implication qui est la vôtre. Vous pourriez même réaliser une version traduite de votre site internet afin qu’ils aient accès à toutes les informations sur votre entreprise.

Pour préparer vos documents et contrats dans une langue étrangère, faites appel aux traducteurs professionnels de Traduc.com. Quel que soit votre domaine de compétence, nos traducteurs spécialisés sauront vous fournir des textes soignés, qui seront un réel atout lors de votre voyage.

7. Vérifier vos moyens de paiement

Votre entreprise vous fournit-elle une carte affaires pour couvrir vos frais en tant que salarié ? Sinon, assurez-vous que la carte dont vous disposez est adaptée à un voyage à l’étranger. Vérifiez aussi ses plafonds de paiements et retraits et si des frais s’appliquent à l’étranger, car si vous avancez vos frais professionnels, pour mieux prévoir vos dépenses sur place.

Si vous vous rendez dans un pays dont la monnaie est différente de l’Euro, prévoyez de commander des espèces auprès de votre banque afin de couvrir les petits frais.

8. Vous assurer de disposer d’un forfait téléphonique compatible

Renseignez-vous auprès de votre opérateur téléphonique pour vous assurer que votre forfait de téléphone portable est bien compatible avec l’étranger. Aujourd’hui, l’itinérance (ou roaming) ne crée plus de surcoût en Europe : cela signifie que vous pouvez passer des appels et recevoir ou envoyer des SMS comme en France, sans frais. En revanche, prenez garde si vous voyagez en dehors de l’Union européenne.

Par ailleurs, vérifiez la limite de votre forfait Internet : vous utiliserez sans doute moins le Wifi que dans vos habitudes et cela peut faire grimper votre consommation. Il convient de savoir où se situe la limite de votre téléphone pour ne pas vous retrouver bloqué.

9. Demander les conditions de remboursement des frais à votre employeur

Votre entreprise dispose-t-elle d’une politique voyage pour ses employés ? Dans ce cas, vous aurez un cadre clair en matière de limites de dépenses. Si vous avancez les frais, faites-vous également préciser s’ils vous seront remboursés au réel ou sur la base d’un forfait.

Si vos frais sont calculés au réel, vous devrez présenter vos justificatifs à votre employeur. Dès le début de votre voyage, réunissez vos tickets et notes de frais dans un endroit unique et sûr (enveloppe, pochette). Vous ne risquez pas de les perdre et pourrez les transmettre très facilement à votre retour en France. Vous pouvez même, chaque soir, remplir un document listant vos dépenses de la journée afin de ne rien oublier.

En cas de dédommagement au forfait, votre employeur vous versera une allocation journalière. Le montant de l’allocation forfaitaire varie en fonction du pays visité et est fixé par le ministère de l’Économie et des Finances. L’URSSAF communique également une indemnité forfaitaire de repas et de logement.

Votre entreprise peut aussi vous verser une avance pour les frais que vous engagerez lors de votre déplacement. Une bonne option pour faciliter la gestion financière de votre voyage.

10. Prévenir des proches / collègues en cas d’urgence

Prévenez vos collègues et mettez en place une réponse automatique sur votre boîte mail pour toute la durée de votre séjour. Certes, vous ne serez pas en vacances, mais votre déplacement vous rendra moins joignable et vos collaborateurs sauront qu’ils doivent gérer d’éventuelles urgences sans vous.

N’oubliez pas vos proches ! Fournissez quelques informations à votre famille ou vos amis proches : votre numéro de vol si vous prenez l’avion, et le contact de l’hôtel dans lequel vous logez.

Notre astuce pour organiser votre déplacement professionnel à l’étranger

Soyez prévoyant : stockez la version électronique de vos réservations dans votre smartphone, faites des photocopies de vos papiers d’identité, glissez dans la coque de votre téléphone un numéro d’urgence. Inscrivez-vous aussi sur le portail Ariane du ministère des Affaires étrangères, qui recense les voyages des Français : en cas de crise dans le pays de votre séjour, vous serez alerté et plus facilement mis en sécurité.

Une fois toutes les démarches administratives et logistiques réglées, n’en oubliez pas le plaisir de vous rendre dans un pays étranger ! Profitez-en et, pour cela, commencez par apprendre quelques mots dans la langue locale afin de plus facilement communiquer.

Et pour aller au-delà, n’hésitez pas à vous tourner vers une plateforme professionnelle de traduction pour vos textes et documents d’entreprise. Dès à présent, demandez un devis pour vos traductions.

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