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Tout savoir sur l’utilisation des signatures d’e-mail

Le moyen de communication le plus utilisé aujourd’hui au sein des entreprises ou d’une entreprise à l’autre est l’e-mail. Afin de rendre vos e-mails plus sérieux, plus...

Publié par Louise

Le moyen de communication le plus utilisé aujourd’hui au sein des entreprises ou d’une entreprise à l’autre est l’e-mail.

Afin de rendre vos e-mails plus sérieux, plus personnalisés ou tout simplement d’en profiter pour donner toutes les informations nécessaires à vos futurs échanges, vous utilisez peut-être déjà une signature mail.

Si ce n’est pas le cas, nous allons vous exposer les avantages qui vous pourriez avoir à l’adopter.

Et si vous l’utilisez déjà, êtes vous certains qu’elle soit optimale ? C’est que nous allons voir ensemble.

 

En quoi la signature d’e-mail peut vous être utile ?

Une signature mail fonctionne comme une carte de visite. Elle permet d’authentifier très facilement l’expéditeur d’un mail.

C’est une façon de fournir facilement d’autres moyens de vous joindre, en y mettant votre adresse et votre numéro de téléphone, par exemple, tout en ancrant vos échanges dans le cadre professionnel. Cela permettra d’éviter de nombreux échanges de mails inutiles qui vous feront perdre du temps.

  • En plus de l’aspect de sérieux que cette signature donne à vos échanges, elle assure à votre destinataire qu’il parle bien à la bonne personne de la bonne entreprise.
  • Évidemment, il est important que cette signature soit bien réalisée, afin de ne pas donner de vous ou de l’entreprise une image peu soigneuse, négligée, vieillotte ou déplacée.

Puisque le mail est le moyen de communication le plus utilisé, il est vraiment important de travailler votre image.

Le saviez-vous ?
Une signature bien réalisée donnera à votre destinataire l’impression qu’il s’adresse à quelqu’un de sérieux mais lui prouvera également qu’il s’adresse bien à quelqu’un de l’entreprise : plus ce que vous renvoyez est sérieux, plus il sera difficile de contrefaire votre identité.

Ainsi une bonne signature de mail est une preuve d’authenticité et de performance.

 

Avec ou sans image ?

Deux possibilités s’offrent à vous :

Une signature textuelle, reprenant les informations nécessaire et uniquement ces informations, sans logo ou image, est la signature la plus courante. Elle est peu attractive esthétiquement mais elle a le mérite d’être simple à mettre en place.

Elle peut servir de premier jet afin d’attendre une proposition plus attrayante ou elle peut répondre à des valeurs écologiques, car sans image.Une signature image vous permettra de réunir toutes vos informations à côté du logo de l’entreprise, ce qui donnera tout de suite un aspect professionnel et plus esthétique à votre signature.

Attention
Attention cependant car de plus en plus d’hébergeurs d’e-mails proposent des réglages qui bloquent automatiquement les images. Si toutes vos informations se trouvent sur l’image, il se pourrait tout simplement que celles-ci soient cachées et que votre destinataire n’accède pas à votre nom.

N’hésitez donc pas signer de votre nom et prénom sous format texte au dessus de votre signature e-mail afin que votre destinataire ne soit pas complètement perdu.

 

Quelles bonnes pratiques adopter ?

Votre signature mail, c’est votre carte de visite sous format numérique. Il faut donc penser à y faire apparaître certains éléments importants. Il s’agit bien sûr de votre nom et prénom, votre place dans l’entreprise, le nom de l’entreprise, les coordonnées de contact comprenant votre mail et votre numéro de téléphone entreprise.

Vous pouvez ajouter, si cela est pertinent, le numéro de votre bureau ou un lien internet vers le site de l’entreprise ou les réseaux sociaux. N’oubliez pas non plus d’ajouter le logo de l’entreprise ou une photo (professionnelle !) de vous.

Ce contenu ne doit pas non plus prendre toute la place du mail. C’est à vous de voir ce qu’il est vraiment indispensable de mettre afin que votre signature ne soit pas trop longue ou devenue illisible par une avalanche d’informations.

Certains sont adeptes de la règle des 4 lignes. Vous pouvez dépasser un peu évidemment, mais ne faites pas un roman. Ça c’est parfaitement suffisant :

Pour ce qui est de la forme, vous devez mettre en place quelque chose de cohérent. De préférence, utilisez la charte graphique de l’entreprise, car elle a logiquement été pensée pour être en adéquation avec le logo et présente une typographie en accord avec les valeurs que l’entreprise veut donner à voir.

Attention
Idéalement, utilisez une taille réduite et faites de même pour le nombre de polices. N’optez pas pour une typographie rare qui risque de ne pas être correctement transmisse. La simplicité est de mise.
  • Pour une meilleure lisibilité, vous pouvez faire usage de pictogrammes afin de communiquer une information simple et d’aller droit au but. N’en faites cependant pas trop, vous ne faites pas un rébus.
  • Il y a des chances pour que votre mail soit ouvert sur un téléphone. Pensez donc à proposer une signature e-mail pas trop grosse pour qu’elle soit lisible sur mobile et pensez à bien espacer les liens si vous en mettez afin qu’ils soient cliquables.
  • Privilégiez le format HTLM qui vous assurera une compatibilité avec toutes les messageries numériques.

De plus, cela permettra à votre interlocuteur d’interagir avec les informations pour les faire rentrer plus rapidement dans son carnet d’adresse ou d’accéder à un site ou aux réseaux sociaux comme ici :

Cela vous donner la possibilité d’intégrer une image avec une adresse fixe, autrement dit un URL ainsi votre logo ne sera pas considéré comme une pièce jointe et apparaîtra correctement.

La signature e-mail sera la dernière chose que votre interlocuteur verra. Il est donc important qu’il finisse par une bonne image de vous et de votre entreprise.

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