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Entreprise : 6 conseils pour rédiger votre charte social média

Si votre entreprise est présente sur les réseaux sociaux, il est fortement recommandé de rédiger une charte des médias sociaux. Ce document est...

Publié par Gaelle Kurtz

Si votre entreprise est présente sur les réseaux sociaux, il est fortement recommandé de rédiger une charte des médias sociaux.

Ce document est un ensemble de règles qui guident vos collaborateurs dans la publication de contenus mais aussi dans la gestion des interactions.

Grâce à cette charte, ils sauront comment gérer les différentes situations de manière homogène.

 

Les avantages d’une charte des médias sociaux

Une charte des médias sociaux est un document propre à chaque entreprise qui a pour objectif d’encadrer l’intervention des collaborateurs, et parfois des internautes, sur les médias sociaux.

Elle doit être simple, facile à comprendre et surtout applicable par toutes les personnes concernées. D’ailleurs la charte des médias sociaux doit être lue par l’ensemble des personnes qui travaillent au sein de l’entreprise  !

Les avantages de mettre en place cette ensemble de règles sont nombreux.

  • Valoriser l’image de marque de l’entreprise à chaque publication.
  • Connaitre les responsabilités de chacun.
  • Traiter de façon homogène et efficace chaque situation sensible.
  • Agir rapidement et de manière optimale en cas de crise ou de problème de sécurité.
  • Promouvoir la marque.

 

6 conseils pour rédiger votre charte des médias sociaux

generation z social media content communauté

1. Définir le rôle de chaque collaborateur

Au sein de votre entreprise, tout le monde n’a pas le même rôle à jouer sur les réseaux sociaux. Alors que le service communication ou marketing travaillera sur les contenus, le service qualité pourra intervenir sur les éventuelles publications sensibles et le service technique sur les demandes relatives à leur savoir-faire.

Notre conseil
Toutes les entreprises sont différentes et selon votre organisation, le rôle de vos collaborateurs varie. Cependant, dès la validation de la charte des médias sociaux, vous devez diffuser le document à l’ensemble des équipes  !

 

2. Lister les tâches à effectuer

Les différentes tâches à effectuer sur les médias sociaux seront listées et bien sûr attribuées aux collaborateurs. Cette démarche est très importante puisqu’elle permet de définir qui fait quoi  !

Les tâches sont des responsabilités. Voici quelques exemples.

  • Publications
  • Echanges avec les internautes
  • Service client
  • Gestion de crise
  • Publicité
  • SAV
  • Législation
  • Suivi
  • Formation

Il est important de s’assurer que toutes les responsabilités soient assurées. En cas d’absence d’un collaborateur, un autre doit le remplacer dans ses fonctions.

 

3. Être attentif à la sécurité

La sécurité de vos données est primordiale. C’est pourquoi, dans votre charte des médias sociaux, vous devez indiquer le protocole de sécurité applicable.

Source  : FedEx

Les personnes qui assurent le suivi peuvent également identifier et gérer les risques. Si une anomalie est constatée, il faut procéder à des vérifications puis à des corrections.

Dans cette partie dédiée à la sécurité, il faut donner les informations suivantes.

  • La personne responsable des accès
  • La fréquence de mise à jour des mots de passe
  • Le logiciel de gestion
  • Les référents
  • Le protocole à suivre en cas d’atteinte à la sécurité

 

4. Gérer les situations difficiles

Les médias sociaux sont un merveilleux moyen communication. Cependant, il est important que votre activité ne nuise pas à votre image.

Les commentaires négatifs peuvent avoir de graves conséquences sur votre image. Il faut donc les contrer grâce à un plan de gestion de crise.

Il peut être intéressant d’avoir un responsable en législation qui pourra intervenir dans le respect du cadre juridique. Celui-ci traitera également les droits d’auteur, le respect de la vie privée et les règles de confidentialité.

 

5. Encadrer l’utilisation personnelle des médias sociaux

En dehors de leur travail, vos collaborateurs utilisent les médias sociaux. Même dans le cadre d’une utilisation personnelle, ils doivent respecter quelques règles de bonne conduite.

Par exemple, il faut bannir les sujets sensibles comme la politique, la religion et bien sûr tout propos qui pourrait être jugé raciste. Le harcèlement et les insultes sont également à bannir  !

Bon à savoir
Les employés sont nombreux à utiliser les réseaux sociaux pour en savoir plus sur leurs collègues, leurs collaborateurs voire même leurs clients. Cette pratique n’est pas illégale mais ne doit en aucun cas être encouragée. N’hésitez pas à aborder le sujet en réunion  !

 

6. Encourager vos collaborateurs à promouvoir votre entreprise

Vos collaborateurs appartiennent à votre réseau. Il peut donc être intéressant de les solliciter pour promouvoir votre entreprise et votre activité.

Dans votre charte des médias sociaux, vous pouvez leur proposer de faire apparaitre leur fonction et le nom de votre entreprise, de partager les publications et pourquoi d’intervenir dans les échanges avec les internautes.

Votre charte des médias sociaux est un outil très important qui doit être actualisé régulièrement. En effet, les règlementations changent très régulièrement sur Internet. Une mise à jour de vos règles est donc à faire chaque année.

 

Il peut également être intéressant de rédiger une charte pour les salariés et une pour les internautes. Sachez que pour la rédaction de votre charte, vous pouvez compter sur le savoir-faire de Redacteur.com  !

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