Restrictions de mouvements, interdiction de rassemblements, télétravail… de nombreux salons et événements ont dû être annulés, afin de respecter les consignes sanitaires.

Qu’à cela ne tienne ! Les entreprises ont su faire preuve d’ingéniosité en organisant des rendez-vous virtuels. L’avantage ? Pouvoir plus facilement rassembler des professionnels du monde entier.

Tout aussi conviviaux, instructifs et fédérateurs, les événements virtuels n’ont pas fini de faire parler d’eux. Qui sait, une nouvelle tendance va peut-être émerger, même après la crise sanitaire ?

Cependant, pour qu’un événement remplisse ses objectifs, il faut des participants ! Découvrez 7 conseils pour promouvoir efficacement vos rendez-vous virtuels.

1. Segmenter les invitations

Même si votre événement tourne autour d’un sujet principal unique, vous devez être conscient de la disparité de votre audience. Chaque cible dispose d’une motivation à s’inscrire (rencontrer des partenaires, prospecter, se former, etc.).

Pour segmenter vos invitations, analysez les données récoltées via votre stratégie d’acquisition : coordonnées, démographie, sexe, localisation, âge, intérêts professionnels…

Suite à l’envoi de vos premières campagnes, pensez à des prises de contact encore plus personnalisées, en fonction des réponses de votre public.

La stratégie suivant la segmentation consiste à regrouper les destinataires par action : ceux qui ouvrent les emails, ceux qui ne les ouvrent pas, ceux qui cliquent sur les liens, ceux qui les partagent, etc.

2. Teaser l’événement virtuel

Pourquoi attendre jusqu’à votre événement pour partager des informations précieuses ? De la même façon qu’une bande-annonce de film incite les spectateurs à prendre une place de cinéma, un court aperçu des contenus proposés durant ce rendez-vous incite les internautes à s’inscrire.

Suscitez l’intérêt des participants en leur proposant de brèves interviews de vos intervenants, des extraits de précédentes interventions ou le planning des débats et tables rondes.

3. Mener une campagne co-brandée

Une campagne co-brandée consiste à s’associer à une autre marque ou à un autre sponsor pour créer l’événement. Cette stratégie vous aide à attirer plus de participants qualifiés puisque chaque partenaire communique auprès de sa communauté.

C’est aussi une excellente stratégie pour optimiser votre base de prospection. En effet, les organisateurs peuvent partager la liste des leads gagnés au cours de l’événement virtuel. Chacun sera ainsi motivé à promouvoir cette rencontre.

De plus, un partenaire ajoute de la crédibilité à votre événement, ce qui attire des experts et d’excellents orateurs.

4. Varier la programmation et les formats

Votre événement est virtuel. Il n’obéit pas aux mêmes règles qu’un salon ou une foire. Vous n’êtes pas obligé de respecter le triptyque : discours d’ouverture – tables rondes en comité réduit – conférence de fermeture.

Vous pouvez organiser des sessions sous forme de dîners virtuels, des formations ou démonstrations en direct et des live-chat avec des personnalités connues.

Plus votre concept et votre programmation sont originaux, plus le public sera intéressé.

5. Transformer les clients en ambassadeurs de l’événement virtuel

Vous connaissez déjà l’importance du contenu généré par les utilisateurs pour votre stratégie marketing. Pour la promotion de vos événements virtuels, vos clients fidèles ont également un rôle à jouer.

En tant qu’ambassadeurs de votre entreprise, ils constituent un gage d’assurance pour les prospects. S’ils parlent de vous, c’est que vous êtes professionnel, fiable et que votre événement sera forcément de grande qualité !

6. Mettre à contribution vos employés

En plus de travailler avec d’autres marques et vos clients, n’oubliez pas d’impliquer les employés de votre entreprise. Plus il y aura de personnes qui publieront des articles sur un événement, plus le bouche-à-oreille sera important.

Au-delà des liens vers la page d’inscription, fournissez-leur des images, vidéos, URL de suivi et la couverture de l’événement à partager. Préparez-leur des messages à diffuser sur leurs réseaux sociaux afin de leur faciliter au maximum la communication autour de ce rendez-vous.

7. Profiter des fonctionnalités organiques des réseaux sociaux

Les réseaux sociaux offrent diverses fonctionnalités pertinentes pour la promotion de votre événement virtuel. Notamment :

Avec cette liste de conseils, vous disposez d’un point de départ performant pour booster le taux de participation à votre événement virtuel. Pensez à bien vous préparer en amont, à rappeler régulièrement les dates et outils de connexion, et vos rencontres à distance deviendront un succès !

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