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Le rétroplanning : comment l’utiliser dans votre organisation ?

Un petit moonwalk, ça vous tente ? Mais quel rapport avec le rétroplanning ? Hé bien, figurez-vous que cette célèbre danse et la méthode d’organisation se...

Publié par Celine Albarracin

Un petit moonwalk, ça vous tente ? Mais quel rapport avec le rétroplanning ? Hé bien, figurez-vous que cette célèbre danse et la méthode d’organisation se ressemblent !

Ici, vous ne partez pas à reculons sur la pointe des pieds, mais vous organisez vos projets en partant de la date limite. Cette technique de gestion de projet est particulièrement efficace si vous avez quelques difficultés à respecter vos délais de livraison.

Partons à sa découverte !

 

Le rétroplanning : l’art de commencer par la fin

Le rétroplanning représente une variante simplifiée et inversée du célèbre diagramme de Gantt. Cette technique de gestion de projets consiste à énumérer les différentes tâches à mener, ainsi que leurs dates de réalisation. Le chronogramme se décline de la date du début du projet à la deadline.

Le rétroplanning, lui, c’est l’inverse ! Il consiste à élaborer le planning à partir de la date de fin du projet. Vous remontez progressivement vers son début pour organiser vos actions. Le rétroplanning part du principe que la date de livraison est immuable et ne peut être repoussée.

Son principal avantage est qu’il permet de livrer vos projets à temps, d’optimiser la durée de leur réalisation et d’offrir un meilleur contrôle des risques. C’est l’outil idéal pour détailler chaque étape de manière précise, afin d’être sûr de respecter les délais du client.

Le rétroplanning : l’art de commencer par la fin

Pourquoi commencer par la fin ?

Souvent, au cours d’un projet, le résultat final semble vraiment lointain. Vous pouvez être tenté de vous dire que vous avez le temps ou, au contraire, avoir l’impression que vous n’en viendrez jamais à bout !

Grâce au rétroplanning, vous surmontez ce sentiment et accomplissez chaque étape du processus avec satisfaction. Ce qui se traduit par un niveau élevé de réussite du projet.

Cette technique met en évidence les différentes étapes à franchir, ce qui facilite la compréhension de vos équipes. Vos collaborateurs relèvent plus aisément les liens de dépendance entre chaque action. Conséquence : ils peuvent déterminer le meilleur moyen d’accomplir leurs missions.

Avec le rétroplanning, les membres impliqués gardent l’objectif ultime en tête et mettent tout en œuvre pour respecter le délai fixé. Non seulement, vous respectez le timing, mais vous boostez aussi la motivation de vos salariés et prestataires !

 

Comment utiliser le rétroplanning ?

Le rétroplanning impose plusieurs contraintes, mais il permet de déterminer les meilleures stratégies pour atteindre votre but ultime.

Pour le créer, voici les étapes à respecter :

1. Répertorier les tâches à réaliser

La première étape de la création du rétroplanning consiste à identifier les tâches à effectuer. Répertoriez tout ce qui doit être fait par les membres de votre organisation, dans les moindres détails.

Identifiez les tâches interdépendantes pour définir celles qui ne doivent démarrer qu’à la fin d’une autre. Ensuite, estimez une durée pour chacune d’elles et attribuez les responsables, ainsi que les ressources nécessaires.

Comment utiliser le rétroplanning ?

2. Classer les tâches en commençant par la fin

C’est l’étape cruciale du rétroplanning. Après avoir identifié les différentes étapes dans la réalisation de votre projet, commencez par la fin.

Suivez cet ordre chronologique en tenant compte des tâches interdépendantes. Débutez avec la deadline et l’objectif final pour décliner les actions à réaliser.

Ainsi, vous connaîtrez la date de démarrage idéale pour votre projet.

3. Mettre à jour régulièrement votre agenda

Le rétroplanning ne garantit pas que tout se passera comme sur des roulettes. Les imprévus sont courants dans la gestion de projet ! Idéalement, pensez à les inclure dans votre planning et à vous laisser des marges de manœuvre.

Néanmoins, si certains faits inopinés surviennent, mettez immédiatement à jour le rétroplanning. Pensez à réorganiser les délais d’exécution de certaines de vos missions pour éviter de dépasser la deadline. C’est tout l’intérêt du rétroplanning.

Vous pourrez également allouer plus de ressources aux actions impactées par l’imprévu, déléguer une partie de vos missions, réviser vos priorités ou, au pire, négocier un rallongement auprès du commanditaire. Grâce au rétroplanning, vous serez en mesure de lui annoncer exactement le nombre de jours de retard pris.

Comment utiliser le rétroplanning ?

Le rétroplanning vous offre un aperçu clair des différentes étapes d’un projet ou d’un évènement. Il représente une phase cruciale dans la réussite de toute organisation. C’est vraiment la technique parfaite si vous gérez un projet avec des délais serrés ou immuables !

Téléchargez ici un modèle de rétroplanning Excel.

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