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Organisez vos réunions sans perdre de temps : 11 outils pour réussir

Avec les nouvelles applications à disposition, nul besoin d’une salle physique pour tenir une rencontre professionnelle avec vos clients ! Ce qui peut s’avérer très pratique...

Publié par Leo Chatillon

Avec les nouvelles applications à disposition, nul besoin d’une salle physique pour tenir une rencontre professionnelle avec vos clients ! Ce qui peut s’avérer très pratique pour les freelances souvent amenés à travailler à distance.

Intuitifs et performants, les outils collaboratifs présentés dans cet article vous permettront d’optimiser les briefings avec vos clients. N’hésitez pas à partager votre avis sur les solutions et vos questions en commentaire.

 

Pourquoi est-il important de bien planifier une réunion ?

Planifier une réunion de travail est une démarche essentielle pour obtenir des résultats concrets et pour atteindre les objectifs fixés. L’utilisation d’outils adaptés pour organiser une réunion est désormais primordiale. En effet, cette option répond actuellement aux besoins des entreprises.

La vulgarisation du travail à domicile et la distribution des équipes sur les différents sites de travail augmentent l’utilité des logiciels et des outils qui permettent de se contacter et de travailler à distance.

L’utilisation d’application de réunion de travail vous dispense d’un grand nombre de démarches telles que la recherche d’un lieu adéquat pour la réunion, la location des matériels indispensables, l’achat ou la commande de boissons et de nourritures pour les participants, etc. Ainsi, organiser une réunion de travail en ligne vous permet de réaliser des économies non négligeables. Non seulement vos collaborateurs ne se déplacent pas, mais vous n’avez plus besoin de louer une salle ni de prévoir des collations.

La planification de réunion de travail devient également plus simple avec une application adaptée parce qu’elle permet de mieux gérer la disponibilité des participants. Lorsque de nombreuses séances sont nécessaires pour atteindre les objectifs, l’utilisation de ces outils de réunion évite les dépenses et les pertes de temps qui découlent des déplacements.

Les organisateurs peuvent convier un plus grand nombre de participants parce que cela n’augmente pas les dépenses. Par ailleurs, le taux de participation est plus élevé lorsque la réunion se déroule en ligne. En effet, les contraintes relatives aux déplacements et à la disponibilité sont considérablement réduites.

Les outils de réunion en ligne s’enregistrent plus facilement et les discussions sont plus agréables. Les participants peuvent poser des questions à travers le « tchat ». Le responsable pourra alors y répondre en commençant par les questions les plus pertinentes.

Quoi qu’il en soit, il est important de bien choisir l’application ou le logiciel le plus adapté à vos besoins. En effet, vérifiez d’abord si les fonctionnalités proposées répondent aux exigences de votre domaine d’activité et de la nature des réunions de travail que vous voulez organiser.

 

Les différents outils de réunion de travail

Découvrez les outils de réunion de travail gratuits ou payants qui vous permettent d’organiser une réunion. Il est évident que les versions payantes proposent des fonctionnalités plus complètes et plus élaborées, cependant, les formules gratuites peuvent parfois vous suffire pour concrétiser vos projets de réunions en ligne.

1) Vyte.in

vyte outil planification réunions

Rapide et très pratique, Vyte.in vous permet d’envoyer une invitation instantanée à vos invités, afin de prendre un rendez-vous. Vous avez également la possibilité de savoir rapidement les jours où vos invités sont disponibles.

Ce qui vous permet, par exemple, de proposer une date de réunion convenant à tous les participants depuis votre propre agenda, en limitant au maximum les allers et retours par email. 

 

2) Framadate

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Framadate est un outil collaboratif libre, gratuit et simple d’utilisation. Il permet de créer un sondage sur l’interface de votre terminal (ordinateur ou mobile) et d’envoyer le lien à vos clients et collègues. Le logiciel peut aussi servir d’outil d’aide à la prise de décision lors de vos réunions à distance.

Grâce à cet utilitaire, vous pouvez programmer vos dates de réunion ou choisir les sujets sur lesquels discuter avec vos invités. Le logiciel est compatible avec plusieurs navigateurs web (Google Chrome 19, Opéra 11, Firefox 12, etc.). 

 

3) Xoyondo

Xoyondo outil gratuit planification réunion

Xoyondo vous permet d’effectuer rapidement des sondages sur les disponibilités des participants à la réunion : vous créez l’événement, chacun reçoit son invitation et vote pour les créneaux qu’il souhaite, puis vous déterminez la date qui convient le mieux.

De plus, vous avez la possibilité de créer des informations supplémentaires aux participants ou partager des fichiers à vos collaborateurs.

Enfin, sachez que Xoyondo est un outil libre et gratuit, donc nul besoin de vous inscrire ou de casser la tirelire pour créer votre sondage de participation !

 

4) Doodle

Doodle outil de planification réunions gratuit

Avez-vous besoin de synchroniser votre agenda avec vos rendez-vous de manière automatique ? Testez le logiciel multisupport Doodle !

Cette application vous offre la possibilité de synchroniser un événement programmé avec plusieurs agendas à la fois. Ce qui facilite sa diffusion dans votre cercle de collaboration.

Grâce à ses multiples options, vous pouvez aussi vous informer facilement de la disponibilité de vos invités avant de fixer un rendez-vous commun.

Organiser des réunions gratuitement avec Doodle

Une version gratuite est disponible et vous permet de profiter des différentes fonctionnalités. L’interface de cet outil d’organisation de réunion est sobre et facilite da prise en main. La version gratuite ne présente que peu d’options qui peuvent parfois suffire.

La version gratuite de Doodle propose des services de création de sondage et de partage des résultats par courriel ou par un lien. Cependant, les possibilités de personnalisation sont limitées. Une version d’essai gratuite de 14 jours est disponible pour que vous puissiez découvrir les différentes fonctionnalités de l’outil de réunion avant de vous engager.

Qu’en est-il des fonctionnalités pour la version payante de Doodle ?

Si vous voulez utiliser Doodle pour effectuer un sondage, vous pouvez bénéficier de fonctionnalités plus complètes en choisissant la version payante. À partir de 3,50 euros par mois, vous pouvez gérer un projet avec vos collaborateurs, planifier des réunions et profiter d’un service de synchronisation avec votre agenda.

À partir de 6,95 euros par mois par utilisateur, vous pouvez créer des Doodle, en synchronisant les réunions avec les calendriers. La personnalisation du template et de l’URL est également possible.

Vous pouvez choisir l’offre à 44,75 euros par mois s’il vous faut un accès pour 5 utilisateurs et plus.

 

5) Cisco Webex Meetings

Cisco Webex Meetings

Cisco Webex Meetings propose des options en fonction de vos besoins. Pour faciliter vos réunions, l’outil dispose d’un support d’invitation comportant le lien pour rediriger les participants vers l’espace dédié à la réunion. C’est un moyen efficace de dispenser la bonne information, au bon moment.

Il offre aussi la possibilité de rassembler tous les fichiers dont vous avez besoin, lors d’une réunion, à un même emplacement. Vous pourrez ainsi passer d’un fichier à un autre sans avoir besoin de quitter l’interface du logiciel.

 

6) Mikogo

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Outil intuitif et facile à utiliser, Mikogo vous permet de partager l’écran de votre ordinateur avec vos collègues pendant vos conférences. Il peut fonctionner avec n’importe quel navigateur web et il est compatible avec plusieurs systèmes d’exploitation (Linux, Windows, etc.). C’est idéal pour des démonstrations en ligne.

L’application propose une interface multilingue, ce qui conviendra aux freelances travaillant avec des clients internationaux. Ils pourront aisément utiliser ce même outil et en comprendre toutes les fonctionnalités en choisissant la langue de leur choix.

 

7) GoToMeeting

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GoToMeeting est une application qui offre plusieurs avantages aux utilisateurs comme la possibilité de partager votre présentation et l’interface de votre écran d’ordinateur à vos invités. Cette option est utile pour intégrer davantage d’interactivité entre vous et vos clients.

Par ailleurs, l’outil est disponible sur différents terminaux (ordinateur, mobile, tablette) et chaque participant pourra ainsi choisir son support privilégié.

8) NeedToMeet

NeedToMeet vous permet d’organiser vos réunions en 3 étapes simples :

  • Renseignez les informations et les détails sur la réunion ;
  • Suggérez des dates et des heures ;
  • Envoyez des invitations aux personnes de votre choix.

Les invités sont avertis par mail et vous êtes vous-même notifié lorsque l’un d’eux répond. Vous pouvez aussi, grâce à NeedToMeet, visualiser en un clin d’œil leurs commentaires et suggestions pour modifier la réunion.

 

9) MeetingBooster

MeetingBooster est une solution qui vous simplifie la vie :

  • Avant la réunion : planifiez facilement la rencontre et assignez des tâches préparatoires au participants ;
  • Pendant la réunion : MeetingBooster permet de prendre des notes instantanément, que ce soit pour des réunions en personne ou en visioconférence ;
  • Après la réunion : analysez votre réunion, conservez et trouvez facilement tous les fichiers qui y sont associés et assignez rapidement des tâches pour faire suite aux discussions.

10) Google Agenda

Google Agenda peut aussi être un outil pratique pour planifier vos réunions : simple d’utilisation et très lisible, il permet de fixer rapidement un créneau pour une réunion et de le partager avec votre équipe.

 

11) Google Meet

Google Meet

Livré avec l’outil G Suite de Google, ce service de visioconférence facilite l’organisation de réunions à distance. Ce service gratuit a été étoffé avec des options supplémentaires pour répondre aux besoins des utilisateurs depuis la crise sanitaire. Il est intégré à Google Agenda mais peut tout à fait permettre d’inviter des utilisateurs qui n’utilisent pas les produits Google à participer à la réunion.

Il permet d’organiser une réunion avec 250 participants par appel et facilite l’enregistrement des réunions grâce à Google Drive.

Comment bien choisir le meilleur outil pour organiser une réunion ?

Si vous souhaitez bien choisir votre outil pour organiser et planifier une réunion professionnelle, commencez par bien déterminer vos besoins. Avez-vous besoin d’un outil efficace pour communiquer efficacement avec vos collaborateurs qui travaillent à domicile ?

Voulez-vous mettre en place une plateforme de communication pour faciliter le contact avec les clients ?

Vérifiez les exigences de vos clients pour garantir qu’ils seront satisfaits par les fonctionnalités disponibles. Privilégiez les outils de réunion qui permet de bénéficier d’une bonne qualité d’image vidéo que ce soit en haute ou en basse résolution.

Informez-vous sur le nombre de participants autorisés. L’outil de réunion dispose-t-il de fonctions qui permettent le partage à distance de l’écran ? Est-il possible de travailler en équipe sur des documents professionnels ? L’application ou logiciel de réunion de travail propose-t-il un cryptage de données ?

 

Notre astuce

Gérer une réunion ou une conférence virtuelle exige l’utilisation d’outils performants et interactifs.

N’hésitez pas à tester les différentes applications proposées dans cet article pour améliorer la qualité de vos briefings avec votre équipe et vos clients.

Dites-nous en commentaire quel est votre outil préféré pour organiser des réunions à distance !

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