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Comment répondre à un appel d’offres ?

L’appel d’offres permet au donneur d’ordre de choisir une entreprise capable de réaliser une prestation de service parmi d’autres entreprises.  Répondre à un appel d’offres peut...

Publié par Marion Desage

L’appel d’offres permet au donneur d’ordre de choisir une entreprise capable de réaliser une prestation de service parmi d’autres entreprises.  Répondre à un appel d’offres peut être un excellent levier pour développer le chiffre d’affaires de votre entreprise.

Pour optimiser vos chances d’être choisi, il est nécessaire de sélectionner et de savoir répondre à un appel d’offres à la concurrence.

Voici tout ce que vous devez savoir pour répondre à un appel d’offres.

 

Qu’est-ce qu’un appel d’offres ?

L’appel d’offre consiste à mettre plusieurs entreprises en concurrence pour fournir une prestation ou un service à un commanditaire public ou privé.

En tant qu’entrepreneur, vous pouvez répondre à un appel d’offres lancé par des structures publiques comme les services administratifs et les collectivités territoriales.

Il y a trois avantages à répondre à un appel d’offres d’une structure publique :

  1. Toutes les entreprises peuvent consulter l’appel d’offres.
  2. Les réponses sont traitées de façon égalitaire.
  3. La transparence des dossiers.

Il existe cependant des inconvénients puisque la procédure pour traiter juridiquement et administrativement les dossiers d’appel d’offres publics est particulièrement lourde et longue.

Répondre à un appel d’offre privé relève d’une procédure plus simple. Il y a moins de formalités  et vous n’avez pas besoin d’être aussi précis que pour les structures privées dans vos éléments de réponse.

répondre à un appel d'offres
Source : freepik.com

 

Les 5 étapes à suivre pour répondre à un appel d’offres

Suivre les étapes suivantes vous permettra de gagner du temps et d’optimiser vos chances de remporter l’appel d’offres qui répond aux besoins de votre entreprise.

1. Faire connaître votre entreprise

Vous ne trouverez pas d’appel public à la concurrence pour des marchés inférieurs à 25 000€. La partie relationnelle peut donc jouer un rôle important pour obtenir des marchés auprès des communes notamment.

Faites connaître votre entreprise et entretenez de bonnes relations avec les services concernés comme la mairie pour optimiser vos chances de répondre à des appels d’offres.

2. Etudier l’avis d’appel public à la concurrence

L’avis d’appel public à la concurrence ou AAPC représente un résumé de l’avis de marché publié par un acheteur public pour informer les entreprises de la recherche d’un prestataire.

Cet avis comprend les caractéristiques du marché comme le lieu d’exécution de la prestation, l’allotissement et l’objet du marché. Celui-ci renseigne également sur les critères d’attribution et la date limite pour déposer le dossier de candidature.

Vous devez avant tout analyser les appels d’offres et sélectionner ceux qui peuvent répondre aux besoins de votre entreprise.

Si le lieu d’exécution de la prestation est trop loin de votre lieu d’exercice ou si la date limite de dépôt du dossier de candidature est courte, il n’est sans doute pas utile de répondre à l’appel d’offres.

Vous trouverez des appels d’offres dans les journaux d’annonces légales, dans la presse quotidienne et sur les plateformes web spécialisées.

En sélectionnant les appels d’offres qui peuvent vous aider à développer votre entreprise, vous gagnerez du temps et de l’énergie.

La constitution d‘un dossier pour répondre à un appel d’offres demande des ressources humaines et financières mais également beaucoup de temps et d’organisation.

répondre à un appel d'offres
Source : freepik.com

3. Étudier le dossier de consultation des entreprises

Après avoir sélectionné les appels d’offres pertinents pour le développement de votre société, vous pouvez récupérer et étudier le dossier de consultation des entreprises appelé DCE.

Il s’agit du dossier transmis à chaque candidat par le pouvoir adjudicateur. Il contient tous les éléments nécessaires à la consultation des candidats à un marché.

Le DCE contient :

  • Le règlement de la consultation.
  • L’acte d’engagement et ses annexes
  • Le cahier des clauses administratives particulières avec l’objet du marché.
  • Le cahier des clauses techniques particulières avec toutes les exigences techniques requises pour obtenir le marché.
  • Le contrat de maintenance.
  • Un questionnaire technique et fonctionnel.

Le dossier de consultation est le document indispensable à étudier et à analyser afin de bien comprendre ce que l’on attend de vos services.

Il vous revient d’ajouter à votre offre des éléments techniques qui pourraient manquer dans le dossier pour la bonne réalisation de la prestation.

À savoir
Le DCE inclut le cahier des charges qui est nécessaire pour répondre à un appel d’offres. Vous devrez adapter votre réponse en fonction des attentes du commanditaire.

4. Comment répondre à un appel d’offres ?

Vous devez réunir tous les documents nécessaires pour répondre à un appel d’offres et vous assurer qu’ils soient complets. le dossier doit être monté en gardant bien à l’esprit les critères de présélection mentionnés dans le dossier de consultation.

Vous devrez respecter le plan de réponse à la lettre afin d’optimiser vos chances d’obtenir le marché.

N’hésitez pas à demander à une tierce personne de relire votre offre. C’est le meilleur moyen de vous assurer qu’elle soit conforme aux attentes du donneur d’ordre et aux exigences du DCE.

Votre offre doit être présentée sous forme d’un mémoire technique présentant les caractéristiques des travaux, les moyens et l’expérience de votre entreprise pour réaliser la prestation.

Une fois votre dossier de candidature rédigé et vérifié, vous devrez l’expédier par courrier recommandé avec accusé de réception une semaine avant la date limite de dépôt.

Attention
La présence d’un élément distinctif de votre entreprise comme un logo ou une carte de visite peut être un motif d’élimination de candidature.

Pour répondre à un appel d’offres, il est nécessaire d’être bien organisé et d’avoir un bon niveau d’expérience. Une relecture du dossier est essentielle avant l’expédition pour vérifier qu’aucun élément ne manque.

5.   Analyser les refus de dossier

Votre dossier de candidature a été rejeté ? Cette expérience peut vous servir pour rédiger vos prochains dossiers. Vous êtes en droit de demander la raison du rejet de votre dossier.

Le donneur d’ordre envoie alors un document détaillé qui indique la note que votre entreprise a obtenu pour chaque critère d’attribution ainsi que la note de l’entreprise qui a obtenu l’appel d’offres.

Ces éléments vous permettent d’analyser pourquoi votre candidature a été rejetée.

Cela vous permettra de mieux répondre à votre prochain appel d’offres en rectifiant ou en ajoutant les informations nécessaires.

Répondre à un appel d’offres est une procédure minutieuse qui demande souvent plusieurs essais avant d’aboutir favorablement. Cependant, il s’agit d’une bonne opportunité pour conquérir de nouveaux marchés.

 

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