Travailler en freelance représente beaucoup d’avantages mais cela peut rapidement devenir compliqué si vous ne respectez pas certaines règles. Votre travail est déjà prenant. Si vous rajoutez à cela la gestion de votre entreprise, le démarchage et la gestion de vos projets, il vous sera très facile de perdre pieds. Si vous n’êtes pas organisé, vous finirez par vous faire manger par votre travail, vos mauvaises façons de procéder et vos clients.

Je suis passé par là il y a quelques temps. Ayant une entreprise à gérer, des clients à trouver, des projets à entretenir, un enfant, une femme et des loisirs, c’est devenu rapidement très compliqué à gérer.

Je me suis laissé absorber par mon travail et mes loisirs en mettant de côté ma vie de famille. N’ayant pas envie de choisir pour l’un ou l’autre, j’ai essayé de créer mes propres règles pour mettre à disposition mon temps de façon « équilibrée » pour la famille, le travail et les loisirs.

Aujourd’hui, j’ai vendu ma société et je travaille depuis chez moi pour la société Codeur.com.

Voici ce que j’ai appris de mes mauvaises habitudes et ce que j’ai mis en place pour rester organisé en tant que travailleur indépendant  ; en espérant que ces conseils vous aideront à réussir votre activité de freelance.

 

1. Être bien et fort mentalement

• Faire un plan

J’ai commencé par faire un plan pour déterminer quelles seraient mes priorités pour améliorer mon bien être et rester fort dans le temps. J’ai imaginé une journée parfaite, une semaine parfaite, un week–end parfait et une vie parfaite pour moi. J’ai essayé d’estimer le temps que je devais accorder à chacune des priorités pour obtenir un résultat au plus proche de mes espérances.

Voici mes priorités :

J’ai besoin de ces trois priorités pour être bien. Si l’une empiète trop sur une autre, je serais malheureux à long terme.

J’ai donc décidé que mon travail devra me laisser du temps pour ma famille le soir et les week-ends ; que je devrai avoir des méthodes pour travailler efficacement en temps limité ; et que mes loisirs auront un temps accordé court mais intense.

Une fois que votre plan est fait, vous connaissez vos priorités qui vous aideront à garder le moral. Vous avez également une idée du temps que vous souhaitez accorder à votre activité de freelance. Maintenant, vous savez où vous voulez aller et pourquoi vous le faites, cela vous aidera à vous sentir bien dans votre tête.

• Créer son univers

Maintenant que vous savez ce que vous voulez, créez–vous votre univers pour travailler de chez vous.

Aménagez vous un endroit qui vous correspond, qui vous motive et vous donne l’énergie positive pour attaquer la journée.

Pour la création de votre univers, voici mes recommandations :

Je vous recommande l’article L’importance d’un Desk Top, par l’ami Wisibility, qui est rempli de bons conseils pour aménager votre espace de travail en prenant en compte la fatigue physique de la position assise.

N’oubliez pas, la création de votre univers Freelance est tant physique que morale. Pensez à expliquer les règles à vos amis, votre famille et votre conjoint !

Il faudra savoir dire non aux « demandes de services » de la part de vos proches. Vous travaillez de chez vous, vous avez des engagements, une image et des délais à tenir  ? Ne soyez pas arrangeant avec votre entourage au dépit de votre travail. Trouvez des excuses auprès de vos clients. Vous remplir la tête de contraintes inutiles ne sera pas bénéfique pour vous sur le long terme.

Maintenant que votre univers est créé, je vous propose de travailler et développer l’élément clé du travail à la maison  : la rigueur !

2. Être rigoureux

Il vous faudra être fort. Pour moi c’est la clé. La rigueur vous permettra de créer des pensées et des synergies positives. Elle vous donnera confiance en vous en réussissant de petites ou de grandes victoires.

Tous ces éléments sont intimement liés. Ils sont vicieux, sans règle et sans rigueur. Ils finissent par gagner du terrain et vous affaiblir. Pour cela, je vous conseille de créer des rituels et un code de bonne conduite qu’il vous fera toujours tenir. Mettre en place un rituel vous évitera de trop réfléchir à chaque fois si l’action est bien ou mal sur le long terme. Définissez le meilleur pour vous  : définissez les rituels et inscrivez-les dans un document papier prêt de vous. Laissez votre liste visible sur votre bureau, cela vous aidera à savoir qu’elle existe et que vous devez la respecter.

Exemple de mes rituels :

Exemple de mon code de conduite :

Commencez doucement et rajoutez vous des règles au fur et à mesure de votre expérience. Si vous avez envie d’être un peu plus exigeant avec vous même pour essayer de sortir de votre zone de confort, servez-vous de citations pour inspirer vos rituels. Par exemple :

Plus l’esprit est fort, plus il faut qu’il agisse ; il meurt dans le repos, il vit dans l’exercice. – Napoléon.

Cette citation a  influencé sur mon temps de télévision le soir, remplacé par la lecture d’articles ou de livres, la création de petits sites ou des expériences de référencement et de web marketing.

Maintenant que vous avez votre plan et votre code de conduite, vous avez de bonnes chances de ne pas vous prendre les pieds dans le tapis. Les prochains conseils vous aideront à vous organiser afin de libérer un peu plus de temps dans votre journée.

 

3. S’organiser pour être efficace dans son travail

Une bonne organisation vous permettra d’être plus efficace dans votre travail. Voici mes recommandations pour gagner en performance.

• Avoir une To Do List

Si vous n’en faites pas, vous devez absolument commencer ! Faire une liste des choses à faire vous permettra de vous libérer l’esprit, de classer vos priorités et de suivre vos avancements.

J’ai téléchargé et essayé de nombreuses applications et outils pour gérer mes tâches. Les outils qui sont restés et que j’utilise tous les jours  :

• Bien gérer la facturation et les devis

Finis les devis et les factures à la main. Utilisez l’outil gratuit Facture.net pour faire vos devis, vos factures et gérer votre fichier client. Un business qui tourne rond, c’est aussi une gestion commerciale au top !

• Planifier la veille pour le lendemain

Essayez le plus souvent de prévoir votre journée du lendemain avant d’aller vous coucher. Faite un point dans votre Trello pour mettre à jour l’avancement des tâches complexes, visionnez votre calendrier Google pour valider vos délais et ajoutez les tâches importantes qui composeront votre journée du lendemain sur le bloc note. 

• Eviter le multitâche

Prenez le temps de faire correctement une tâche. Passionné des circuits, j’y ai appris une chose :

Quand tu accélères, tu accélères, et quand tu freines, tu freines. Il faut éviter de faire les deux à la fois, sinon tu perds en performance.

Sur circuit, c’est plus facile à dire qu’à faire, mais pour votre activité de Freelance, essayez d’établir ce principe le plus souvent possible pour gagner en efficacité.

Pour des tâches qui me demandent beaucoup de réflexion, je me prépare pour ne pas être interrompu. Je désactive mes alertes Facebook, Twitter et Mail sur mon Mac, je mets mon téléphone en silencieux, je le retourne pour ne plus voir l’écran puis je mets mon casque pour m’isoler des bruits extérieurs. Si je me laisse distraire, j’aurai besoin de beaucoup de temps pour me concentrer de nouveau sur ma tâche. Du gâchis.

Quand vous le pouvez, essayez de faire une action à la fois. Dites-vous par exemple, “je ne réponds pas aux clients de 8h à 10h”. J’en profite pour faire la tâche la plus complexe de la journée. Une fois cette tâche terminée, je regarderai mes mails, mes messages, mon facebook, etc.

• Conditionnez-vous pour les tâches pénibles

Les tâches pénibles sont un vrai problème. Elles peuvent vraiment gâcher une journée. On essaye de se trouver des excuses ou de se créer des problèmes pour ne pas les faire.

Voici mes astuces pour traiter une tâche pénible :

• Planifier ce qu’on doit faire et faire ce qu’on a planifié

Une bonne organisation passe aussi par le faite de ne laisser que très peu de place à l’improvisation. Planifier un maximum les grandes lignes de votre journée. Vous gagnerez ainsi du temps pour sauter de tâches en tâches.

Maintenant que vous connaissez mes conseils pour m’organiser, je vais vous parler d’un mal qui peut arriver à tous les freelances travaillant à leur domicile : La déprime !

 

4. Éviter la déprime quand on travaille en freelance

En travaillant de chez moi les premiers temps, je ne me suis pas forcément renseigné sur les bonnes pratiques et les astuces du travail à la maison. Conclusion, j’ai vécu un véritable coup de Blues. Peu de temps après j’ai décidé de corriger la situation pour ne pas continuer mon activité dans cet état.

Après la lecture de quelques livres et articles très intéressants, j’en ai déduit les recommandations suivantes :

• Travailler dans un endroit éclairé

Votre espace de travail est très important  ! Je m’étais installé dans un bureau sans âme et sans fenêtre à l’étage de ma maison. Le manque de lumière et de fraîcheur m’a vraiment affecté dans la durée.

• Eviter le surmenage, faire des pauses

Respectez vraiment votre code de conduite et vos rituels. N’acceptez pas les choses que vous savez insurmontables et surtout, faite des pauses !

Sortez ! Quitter l’ordinateur pour faire une pause devant la télé n’est pas forcément bénéfique. Allez faire un tour dehors, allez respirer l’air frais, écouter les oiseaux chanter, sentir l’odeur d’une boulangerie. Bref, profitez d’être votre propre patron et prenez le temps de vous accorder des phases de décompression. Il vous sera plus facile d’enchaîner des phases de concentration intense avec des bonnes coupures. Utilisez par exemple la technique de pomodoro (30 minutes de travail, 5 minutes de pause par exemple) pour vous aider à régler vos phases de travail.

• Utiliser The five minute journal

J’ai découvert ce journal sur le blog de mange tes légumes. Une révélation. Il vous permettra de vous lever du bon pied tous les matins. Le principe est le suivant. Vous trouverez tous les jours une citation qui vous motivera. Vous devrez également noter vos victoires et les choses auxquelles vous êtes reconnaissant. Cela vous permettra de suivre votre évolution, de vous rappeler les moments où vous alliez bien et de trouver des phrases solides, écrites par vous–même, pour vous redonner le moral ! (Achetez fiveminutejournal)

• Noter et récompenser les victoires dans votre journée

Si vous ne souhaitez pas utiliser The Five minute journal, je vous recommande d’utiliser une application comme Day One, une sorte de journal intime qui vous permettra de noter vos victoires et faire un petit récapitulatif de vos journées pour garder le moral. Quand vous avez réussi une action ou un objectif que vous considérez comme une victoire, offrez-vous une petite récompense pour marquer le coup. Vous serez motivé pour aller chercher la prochaine victoire !

• Changer d’endroit

Si vous avez un rituel qui vous demande de faire une tâche simple, n’hésitez pas à la faire dans des endroits différents de votre bureau. Si vous avez de la veille à faire par exemple, faite la à la terrasse d’un café (ou sur votre terrasse). Essayez de faire le maximum de tâches en dehors de votre bureau. Garder votre bureau pour les tâches complexes, les tâches principales et l’extérieur pour les tâches secondaires.

• Sortir et rencontrer du monde !

Vous êtes freelance, vous faites parties d’une grande famille maintenant. N’hésitez pas à trouver des endroits où vous pourrez trouver des confrères ! Les occasions sont nombreuses : conférences, séminaires, apéros web et pourquoi pas un jour dans la semaine en coworking. Voir des gens régulièrement vous aidera grandement à garder le moral !

5. Savoir se protéger et dire “non” !

Certains porteurs de projets mal intentionnés font subir leur problème de trésorerie aux freelances avec qui ils collaborent. Pour prévenir ce type d’aléas, il est nécessaire de vous protéger :

En cas d’impayés de la part d’un client, il est possible d’obtenir une “ordonnance portant injonction de payer” auprès de la Justice de proximité, pour des sommes inférieures ou égales à 4,000€, ou le Tribunal d’Instance pour des sommes supérieures. Un juge peut aussi délivrer une injonction de payer européenne. Il s’agit d’une procédure simplifiée applicable aux créances transnationales non contestées par le débiteur. 

Dans tous les cas, vous devrez justifier d’une clause contractuelle entre les deux parties : bon de commande ou contrat signé par le client avec le montant du projet. Pensez donc toujours bien à protéger votre travail en rédigeant des contrats comprenant des mentions bien précises.

Une autre erreur est assez naturelle en tant que nouveau freelance. C’est de ne pas oser négocier avec le porteur de projet, par peur de le perdre ou de le contrarier. Il est normal de vouloir obtenir la satisfaction de son client. Toutefois, il est indispensable d’être en mesure de négocier lorsque cela est nécessaire (coût du projet, conditions, etc.). 

Ne dites pas “oui” au premier projet qui vous vient. Si ce n’est pas entièrement dans votre champ de compétences, vous prenez le risque d’obtenir l’insatisfaction du porteur de projet. Inutile de rappeler que l’insatisfaction d’un client engendre bouche-à-oreille négatif, donc moins de projets et moins de chiffre d’affaires.[/su_list]

Conclusion

J’espère que mes conseils vous aideront à travailler en freelance comme ils m’ont aidé moi. N’hésitez pas à partager vos idées et vos conseils d’organisation pour votre activité de freelance dans les commentaires.