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Comment changer de logiciel de facturation ?

Votre tableau Excel ne suffit plus pour gérer votre comptabilité ? C’est le moment d’investir dans un logiciel de facturation parfaitement adapté à vos besoins en matière de...

Publié par Marion Desage

Votre tableau Excel ne suffit plus pour gérer votre comptabilité ? C’est le moment d’investir dans un logiciel de facturation parfaitement adapté à vos besoins en matière de gestion comptable.

Seulement, changer de logiciel de facturation n’est pas une étape simple pour une entreprise.

Vous souhaitez peut-être synchroniser toutes vos données comptables ou les rendre accessibles de n’importe où si vous effectuez des déplacements. Choisir le bon logiciel de facturation est une étape essentielle dans le développement de votre entreprise.

Voici nos conseils pour changer de logiciel de facturation.

 

Quand changer de logiciel de facturation ?

Si vous êtes décidé à changer de logiciel comptable, il est préférable de le faire après avoir consulté la direction financière de l’entreprise.

En effet, le choix du nouveau logiciel de facturation dépend de la taille et de l’organisation comptable de votre société.

Mais quelle est la meilleure période pour adopter un tel changement dans l’organisation quotidienne de l’entreprise ? Il est conseillé de le faire pendant la clôture annuelle des comptes. C’est la meilleure façon de commencer l’année sur de nouvelles bases au niveau de l’administration fiscale.

Si vous souhaitez faire le changement à un autre moment, par exemple en cours d’exercice comptable, privilégiez une période calme.

Si votre activité est saisonnière, vous pouvez effectuer ce changement important dans la vie de l’entreprise après la période de forte activité.

Il s’agit d’une transition importante, vous devez donc prévoir du temps pour choisir le bon logiciel de facturation.

changer de logiciel de facturation
Source : freepik.com

 

Choisir un logiciel comptable adapté aux besoins de l’entreprise

Quelles sont les orientations stratégiques que vous souhaitez prendre sur le moyen et le long terme ?

La réponse à cette question permet de définir les besoins au quotidien du personnel assigné à la comptabilité et de l’entreprise.

Parmi les fonctionnalités suivantes, quelles sont celles qui vous seront utiles dans votre gestion comptable quotidienne ?

  • L’automatisation des tâches
  • La gestion commerciale
  • L’export et l’import des données comptables
  • L’accès à distance
  • La gestion des fiches fournisseurs et clients
  • La possibilité de communiquer avec les organismes financiers concernés.

Les outils d’analyse et de synthèse peuvent être un atout pour développer les performances de votre entreprise.

Vous devez aussi prendre en compte les caractéristiques générales de l’offre comme le tarif, le SAV ainsi que le coût des mises à jour et de la maintenance.

Le choix dépend notamment du budget de l’entreprise prévu pour cette nouvelle solution de gestion.

À savoir
Certains éditeurs proposent des phases de test qui peuvent être intéressantes pour vous assurer de faire le bon choix.

Si vous souhaitez utiliser un logiciel de facturation en ligne, il est conseillé de vérifier que l’éditeur stocke toutes les données en France ou en Europe (comme le fait Facture.net par exemple !).

Une fois vos besoins définis, vous serez en mesure de choisir le logiciel de facturation qui répond le mieux à vos attentes et à votre cahier des charges.

Si vous travaillez avec un expert-comptable, vous devez bien sûr l’informer de votre volonté de changer de logiciel de facturation. Il sera notamment en mesure de vous aider à trouver la solution la mieux adaptée à vos besoins.

changer de logiciel de facturation
Source : freepik.com

 

Les différentes étapes pour changer de logiciel de facturation

Une période de transition est nécessaire lorsque vous changez de logiciel comptable. Vous pouvez établir un rétroplanning pour faciliter cette transition.

Mais avant cela, vous devez choisir un logiciel de facturation parmi tous ceux présents sur le marché !

Faites une liste de vos besoins et des logiciels qui sont en mesure d’y répondre de par leurs fonctionnalités.

Lorsque vous avez ciblé votre nouveau logiciel de facturation, suivez les étapes suivantes.

1. Sauvegarder les données comptables

Avant toute transition de logiciel, pensez à sauvegarder toutes les données de votre logiciel de facturation actuel open source ou propriétaire.

Ainsi, si vous rencontrez des difficultés lors de l’exportation des données, vous pourrez toujours accéder aux informations.

Vérifiez que votre logiciel actuel propose une fonction d’export de données. Un module d’export de données vous permettra de gagner du temps et de minimiser les risques d’erreur que vous pourriez faire en faisant une transition manuellement.

Avantage
Le transfert de données pendant un changement de logiciel de facturation permet de supprimer tous les documents inutiles, de corriger certaines informations ou encore de mettre à jour les fiches clients et produits.

2. Conserver vos factures et devis

Vous devez conserver tous vos documents comptables comme les factures et les devis de préférence sous format PDF. En effet, il est nécessaire de garder vos factures pendant 10 ans.

Vous aurez peut-être la possibilité de les exporter sur le nouveau logiciel de facturation à partir de l’ancien logiciel. Vous pouvez également enregistrer tous les documents sur un disque dur externe.

Si vous le pouvez, n’hésitez pas à garder votre ancienne solution de gestion sous la main pour pouvoir consulter tous les documents sans exception.

Conserver votre ancienne solution de gestion peut aussi vous servir en cas de problème avec votre nouveau logiciel de facturation.

3. Former le personnel à l’utilisation du logiciel

Maintenant que le nouveau logiciel de facturation est sélectionné et prêt à l’emploi, vous devez former le personnel comptable à l’utilisation de cette solution en prenant en compte tous les modules.

Si vous avez choisi un logiciel de facturation pour ses nombreuses fonctionnalités, elles doivent toutes être utilisées pour atteindre les objectifs fixés lorsque les besoins de l’entreprise ont été définis.

Prenez le temps de vous former et de former le personnel de l’entreprise chargé de la comptabilité pour optimiser l’utilisation de votre nouvelle solution de gestion.

4. Personnaliser vos documents comptables

Votre nouveau logiciel de facturation est maintenant installé et vos factures, devis et avoirs sont soigneusement conservés.

C’est le bon moment pour créer vos factures aux couleurs de votre entreprise en intégrant le logo à tous vos documents. Concevez un modèle de facture clair, efficace et professionnel que vous pourrez transmettre à vos clients.

Pour cela, vos modèles de factures doivent être épurés et doivent inclure les informations indispensables comme les conditions de paiement et la TVA et bien sûr les mentions obligatoires.

Changer de logiciel de facturation est une décision importante dans la vie d’une entreprise. En suivant ces étapes, vous serez en mesure de choisir la solution de gestion comptable la mieux adaptée à vos besoins.

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