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4 outils pour gérer les notes de frais efficacement

Toute entreprise, peu importe sa taille ou son type, a besoin de trésorerie pour fonctionner. Cet argent n’est pas seulement nécessaire pour les...

Publié par Sebastien Turbe

Toute entreprise, peu importe sa taille ou son type, a besoin de trésorerie pour fonctionner. Cet argent n’est pas seulement nécessaire pour les opérations à long terme, mais aussi pour les besoins quotidiens de l’entreprise et de ses employés.

L’argent étant essentiel au fonctionnement de toute entreprise, il est impératif de suivre attentivement les dépenses du personnel. Il existe de nombreuses applications qui peuvent vous aider à garder un œil sur les notes de frais de votre entreprise.

Voici un tour d’horizon des meilleures applications de suivi des note de frais d’entreprise. Renseignez-vous sur les caractéristiques qu’ils offrent et découvrez quelle application vous conviendra le mieux.

 

Expensify

Expensify

Avec une foule de fonctions et des capacités d’automatisation, Expensify est l’une des meilleures applications de suivi des notes de frais disponible sur Android et iOS.

De la création de rapports de dépenses au suivi des reçus, Expensify peut tout faire. Sa technologie brevetée élimine la saisie manuelle des données et facilite considérablement le suivi, même en déplacement. L’application peut automatiquement enregistrer, rapporter et soumettre des dépenses pour générer des rapports en temps réel. Vous pouvez prendre en photo le reçu et les détails tels que le commerçant, la date et le prix sont automatiquement encodés pour un remboursement plus rapide. Vous recevez des notifications en temps réel pour les déplacements à venir, les vols retardés, etc, et toutes les modifications apportées à l’itinéraire sont directement envoyées à votre appareil mobile. Le suivi du kilométrage est également inclus.

Expensify dispose également d’intégrations comptables avec des services tels que QuickBooks, Xero et NetSuite.

 

Rydoo

Rydoo

Rydoo dispose d’une liste complète de fonctions, de l’analyse en temps réels des dépenses jusqu’au suivi kilométrique. Mais ce qui le différencie vraiment des autres logiciels, c’est son intégration avec d’autres logiciels tiers.

Rydoo vous permet de soumettre vos dépenses en déplacement. Les rapports peuvent être envoyés par e-mail, capturés par une caméra et même soumis via des services externes tels qu’Evernote ou Dropbox. L’application peut automatiquement créer des dépenses lors de l’analyse des reçus, et vous n’avez qu’à ajouter les informations supplémentaires comme la raison de la dépense et la méthode de paiement. Rydoo peut analyser les relevés de carte de crédit pour faire correspondre les dépenses aux transactions. Vous pouvez ajouter des approbateurs et des contrôleurs pour gérer un flux d’approbation sécurisé. Des règles de conformité peuvent être établies pour une gestion plus précise des dépenses.

 

Abaclik

Abaclik

Du voyage à l’hébergement, les employés engagent des dépenses pour plein de choses différentes. Le remboursement de ces dépenses est un processus fastidieux, qui implique souvent l’envoi de plusieurs factures et l’attente de leur approbation. C’est là qu’Abaclik entre en jeu, accélérant ainsi tout le processus.

Abaclik offre un moyen facile de rembourser votre équipe, et de mettre en œuvre une politique de dépenses. L’application rédige les dépenses à partir de sources de données fiables telles que les reçus, les transactions par carte, le comportement passé, les champs CRM et la géolocalisation, garantissant ainsi que les enregistrements sont complets et précis. La particularité d’Acablik, c’est sa capacité d’automatiser les politiques de dépenses et la hiérarchie d’approbation. Les règles sont appliquées aux dépenses avant qu’elles ne soient soumises, prévenant ainsi tout problème. Les règles de routage personnalisées envoient ensuite les dépenses au collaborateur le plus à même de valider ou non la note de frais. Une fois qu’une dépense a été approuvée, Abaclik s’occupe du remboursement directement sur le compte bancaire de l’employé.

Vous pouvez synchroniser les dépenses dans un logiciel comptable tandis que des rapports d’analyse personnalisés vous aident à identifier les tendances et à gérer les budgets plus efficacement.

Shoboxed

Shoeboxed

Si vous êtes propriétaire d’une petite entreprise, il n’est pas nécessaire d’utiliser une solution complexe de suivi des notes de frais. Le simple fait de numériser et d’organiser tous les reçus peut suffire. Shoeboxed ne fait (presque) que ça, et le fait bien.

L’application vous permet de gérer les reçus, le kilométrage et même les cartes de visite, sans avoir besoin d’opération manuelle de saisie de données. Il suffit de cliquer sur la photo du reçu et l’application en extrait toutes les informations. Les reçus peuvent être triés en catégories et archivés instantanément. L’application prend en charge le suivi du kilométrage en un clic et vous permet de générer des rapports de dépenses par e-mail en quelques secondes. Toutes les données peuvent être exportées vers d’autres solutions telles que QuickBooks, Wave Accounting, Excel, Outright et Xero.

Le petit + de Shoeboxed est que les rapports convertis peuvent être vérifiés par des humains. Vous pouvez simplement placer tous vos reçus et autres documents dans une « Enveloppe magique », qui les numérisera et les organisera pour vous.

 

Conclusion

Jenji, Cleemy, Spendesk… Il existe de nombreuses autres applications de gestion de notes de frais. Je n’ai voulu traiter que celles qui pour moi sortent un peu du lot. Vous pouvez utiliser la section commentaires pour nous parler de votre application coup de cœur  !

Si vous manquez de temps vous pouvez vous faire accompagner dans vos démarche administrative par un assistant virtuel. Des centaines d’assistants virtuels sont disponibles sur Codeur.com.

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